Những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy.

Những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy

Xử lý văn bản, tài liệu … ở mọi văn phòng, công sở, doanh nghiệp hiện nay thường được người dùng đáp ứng bằng phương án sở hữu hoặc thuê một vài máy photocopy có tính năng phù hợp.

Tuy nhiên vẫn thường xuất hiện nhiều thắc mắc, do dự quanh các lựa chọn này: “Mua hay thuê?, “Loại máy gì?”, “Chi phí ra sao?”… .

Photocopy Đức Lan cùng bạn tìm đáp án cho những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy của nhiều người dùng nhé.

Câu hỏi 1: Tôi nên thuê hay mua một máy photocopy?

Đây là câu đầu tiên trong những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy của người dùng. Lựa chọn sẽ có sau khi chúng ta so sánh hai phương án này với nhau:

Mua máy: 

Giá các loại máy photocopy có thể rất khác nhau. Máy càng bền bỉ, hiệu năng càng cao thì giá cũng cao. 

1. Ưu điểm

• Là chủ sở hữu máy nên có thể làm bất kỳ việc gì, khi nào và bao lâu là tùy bạn. 
• Bạn không bị ai yêu cầu lý giải dùng nó như thế nào, dùng làm gì, trong bao lâu… .  
• Nếu làm doanh nghiệp thì toàn bộ chi phí mua thiết bị mới sẽ được khấu trừ thuế. Còn với hợp đồng thuê máy, bạn chỉ có thể khấu trừ số tiền trả hàng tháng thôi.

2. Hạn chế

• Máy sẽ hao hụt giá trị theo thời gian. Cũng như máy tính hay nhiều loại tài sản khác, máy photocopy là thiết bị giảm nhanh giá trị chỉ trong thời gian ngắn và ngày càng giảm.
• Hiện nay hàng năm có nhiều mẫu máy mới được ra mắt với những tính năng hay hơn, ưu việt hơn. Máy của bạn đang sở hữu sau một thời gian sẽ lỗi thời và không thể nâng cấp.

Thuê máy: 

Chi phí thuê tùy thuộc vào loại máy và thường hợp đồng thời gian thuê càng dài thì giá sẽ càng tốt hơn.

1. Ưu điểm

• Không tốn quá nhiều tiền để thuê máy photocopy. Điều này đặc biệt hữu ích đối với người dùng cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều dòng tiền.
• Chi phí dùng máy được dự đoán trước. Điều này rất có ý nghĩa cho hạch toán ngân sách, nó giúp bạn kiểm soát chặt chẽ chi tiêu. 
• Bạn sẽ được dùng những đời máy cao nhất: Máy photocopy sau một thời gian rồi cũng lỗi thời. Nếu là máy thuê, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ đổi máy khác có đời cao hơn.
• Bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ nhanh hơn, giảm thiểu thời gian gián đoạn công việc do lỗi máy. Đây chính là điều tốt nhất khi chọn phương án dùng máy thuê.

2. Hạn chế

• Chi phí dài hạn sẽ cao hơn: Nếu dùng máy thuê trong một thời gian quá dài, chẳng hạn 5 năm thì tiền thuê có thể đã đủ để mua một chiếc máy.
• Bạn sẽ có một hợp đồng thuê với nhiều điều khoản ràng buộc, có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc.

Đến đây có lẽ bạn đã cân nhắc và quyết định được rồi.

Thực tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều thuê vì đây là giải pháp dùng máy có hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Câu hỏi 2: Chi phí thuê một chiếc máy photocopy là bao nhiêu?

Đây là câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy của đa số người dùng.

Tùy thương hiệu, công suất và đời máy mà bình quân giá thuê máy photocopy hiện nay từ vài trăm ngàn đến một, hai triệu đồng/tháng với định mức khoảng 5.000 bản chụp.

Khi so sánh giá thuê máy giữa các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau, bạn phải đọc kỹ đơn giá chi tiết.

Tổng phí thuê một máy cụ thể có thể chênh lệch giữa những nhà cung cấp dịch vụ khác nhau, trong đó bao gồm những hạng mục khác nhau như định mức in mỗi tháng là bao nhiêu; có cung cấp vật tư gì không; giá mỗi bản chụp phụ trội là bao nhiêu; quy định cụ thể về bảo trì, bảo dưỡng như thế nào?… .

Câu hỏi 3: Một hợp đồng thuê máy photocopy có thời hạn bao lâu?

Không có một quy định cụ thể nào về thời hạn của hợp đồng thuê máy cả, mà là chính sách của từng nhà cung cấp dịch vụ và là thỏa thuận giữa đôi bên.

Câu hỏi 4: Tôi nên thuê máy photocopy tốc độ cao hay thấp?

• Nếu nhu cầu in ấn dưới 10.000 bản/tháng:

Bạn nên dùng máy có tốc độ dưới 40 bản/phút. Khi các loại tài liệu cần in/photo hàng ngày là email hoặc giấy tờ, hợp đồng ngắn thì một máy photocopy đa năng dưới 40 bản/phút là đủ đáp ứng.

Và nếu thường in/photo với khổ giấy A5, A4 thì máy mini là lựa chọn hoàn hảo cả về công năng lẫn tối ưu chi phí.

Bạn có thể tham khảo vài mẫu máy sau:

1. Ricoh MP 201SPF

Ricoh MP 201SP là máy photocopy kỹ thuật số, laser đơn sắc hợp với văn phòng nhỏ hoặc cá nhân.

• Chức năng: Copy, in mạng, scan màu, fax.
• Khổ giấy tối đa: A4.
• Tốc độ copy/in: 20 bản/phút.
• Thu nhỏ/phóng to: 50%–200%.
• Độ phân giải: 600x600dpi.

2. Ricoh MP C3502

Ricoh MP C3502 phù hợp với việc kinh doanh dịch vụ, văn phòng quảng cáo chuyên nghiệp.

• Chức năng: Copy màu, in mạng màu, scan màu qua mạng.
• Khổ giấy tối đa: A3.
• Tốc độ copy/in: 35 bản/phút.
• Thu nhỏ/phóng to: 25%–400%.
• Độ phân giải: 600dpi.

3. Ricoh MP C4504

Đây là lựa chọn của doanh nghiệp có nhu cầu in ấn trung bình (khoảng 60–90 ream giấy/tháng).

• Chức năng: In màu, copy màu, scan màu mạng.
• Khổ giấy tối đa: A3.
• Tốc độ copy/in: 45 bản/phút.
• Thu nhỏ/phóng to: 25%–400%.
• Độ phân giải: 600dpi

• Nếu cần phải thường xuyên in/photo với số lượng lớn

Nếu việc sử dụng máy rất thường xuyên, và với một số lượng lớn thù bạn hãy lựa chọn một máy photocopy công nghiệp đa năng với tốc độ khoảng 50 bản/phút trở lên.

Bạn có thể tham khảo:

1. Ricoh MP C5503

Ricoh MP C5503 là dòng máy photocopy laser màu đa năng phù hợp với văn phòng công sở và doanh nghiệp.

• Chức năng: Copy, in, scan màu mạng.
• Khổ giấy tối đa: A3
• Tốc độ copy/in: 55 bản/phút
• RAM: 2Gb, HDD: 250Gb.

2. Ricoh MP C6502

Ricoh MP C6502 là dòng máy công nghiệp công suất lớn, lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp có nhu cầu in ấn mức trên trung bình (120–140 ream giấy/tháng). 

•  Chức năng: In màu, copy màu, scan màu mạng.
• Khổ giấy tối đa: A3.
• Tốc độ copy/in: 65 bản/phút.
• Thu nhỏ/phóng to: 25%–400%
• Độ phân giải: 600x600dpi.

Câu hỏi 5: Tôi nên thuê một máy photocopy in phun, hoặc máy laser hay máy digital?

Máy photocopy in phun

• Máy in phun sử dụng mực lỏng, bản in phun đắt hơn so với in laser nhưng lại dễ phai màu hơn.
• Mặt khác máy in phun có công suất thấp nhưng chi phí duy trì, bảo dưỡng lại cao. Công nghệ in phun chỉ có thế mạnh là giá thiết bị ban đầu rẻ, nó chỉ phù hợp để dùng trong gia đình.

Máy photocopy laser

• Máy laser có công nghệ in hiện đại hơn, phức tạp hơn so với máy in phun và sử dụng mực bột. Đây là lựa chọn phổ biến nhất hiện nay không chỉ với các doanh nghiệp mà còn là của các hộ gia đình.
• Máy in laser có công suất cao hơn, chi phí cho mỗi bản in rẻ hơn máy in phun và chất lượng bản in của nó hiện nay cũng cao hơn.

Máy photocopy digital

• Máy photocopy laser ngày nay sử dụng công nghệ số hóa để copy, in thay cho công nghệ analog cũ, chúng là máy photocopy kỹ thuật số.
• Bạn có thể hình dung với công nghệ sao chép số, máy photocopy được xem như là một bộ quét ảnh tích hợp một máy in laser. Có thể scan, gởi và lưu trữ file. Từ file này có thể in thành nhiều bản sao (trong khi máy photocopy analog mỗi lần quét trang chỉ để photo 01 bản).

Đây cũng là câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy của nhiều người dùng: Hãy chọn một máy photocopy laser, nó sẽ là máy digital!

Câu hỏi 6: Ngoài tiền thuê máy trả hàng tháng, tôi có phải trả thêm chi phí gì không?

Cũng là câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy liên quan đến chi phí, giá thuê máy photocopy thường được tính dựa trên các yếu tố sau đây:

• Phí thuê máy:

– Đây là số tiền bạn phải trả định kỳ.

– Mức phí phụ thuộc vào loại máy và gói dịch vụ mà bạn cần.

– Định mức bản chụp được ghi rõ trong hợp đồng, nghĩa là bạn có thể photo/in một lượng bản nhất định mà không phải trả thêm.

• Phí phụ trội:

– Nếu sao chép nhiều hơn định mức bạn sẽ phải trả phí phụ trội.

– Phí này thường tính theo từng bản sao, thay đổi tùy thuộc vào loại máy và nhà cung cấp dịch vụ.

– Bạn nên thảo luận kỹ với nhà cung cấp dịch vụ để có báo giá hợp lý. Sau khi hợp đồng được ký kết, nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm đảm bảo máy photocopy của bạn hoạt động liên tục theo đúng các điều khoản trong đó.

Câu hỏi 7: Tôi có được đổi máy khác sau một thời gian sử dụng?

Trong những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy, đây là câu nhiều người muốn hỏi nhưng ngần ngại. Theo thời gian sử dụng máy có thể trục trặc và hoạt động không còn hiệu quả như mong muốn.

Nếu chất lượng bản in không được đẹp như ban đầu và không thể sửa chữa, nhà cung cấp dịch vụ sẽ có trách nhiệm đổi máy khác cho bạn.

Hoặc máy photocopy sau một thời gian sẽ trở nên lỗi thời, bạn cũng có thể thương thảo với nhà cung cấp dịch vụ để đổi máy có đời cao hơn.

Cần lưu ý gì khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy?

1. Nên thuê máy phù hợp với nhu cầu công việc

• Xác định mục đích dùng máy: Bạn cần máy để văn phòng dùng hàng ngày hoặc cho một dự án đặc biệt?
• Xác định cấu hình và tính năng (được quyết định bởi nhu cầu của bạn): Bạn có cần photo/in màu không? Có dùng các tính năng khác đi kèm trong máy photocopy như scan, fax?
• Tốc độ và công suất xử lý: Thông thường từ 25-60 bản/phút là có thể đủ cho công việc hàng ngày.
• Khổ giấy: Máy mini chỉ xử lý được giấy có kích thước A4, A5,… Nếu bạn chỉ cần in/photo giấy tờ thông thường đây là lựa chọn tối ưu. Ngược lại nếu bạn cần in ấn nhiều loại giấy có kích thước khác nhau thì hãy chọn loại máy dùng được giấy các khổ A3, A2, A1 hoặc A0.

2. Nên hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ có uy tín

Chọn thuê được máy đáp ứng được nhu cầu sử dụng với một mức giá tốt nhất là điều mà bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào cũng phải tính toán. Việc tìm được một địa chỉ uy tín để thuê máy photocopy là rất quan trọng.

Đức Lan hân hạnh đồng hành cùng bạn và cam kết:

• Đội ngũ nhân viên tư vấn, kỹ thuật viên dày kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm của Đức Lan sẽ tư vấn giúp bạn chọn được máy phù hợp với công việc và giá cả tốt nhất.
• Với đầy đủ các dòng máy đời mới và chất lượng nhất, Đức Lan sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Máy cho thuê đều là máy photocopy laser được nhập khẩu nguyên chiếc với tiêu chuẩn và chất lượng rất cao, hoạt động bền bỉ.
• Máy sẽ được kỹ thuật viên bàn giao, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và đi dây mạng miễn phí tại văn phòng của bạn ngay trong ngày hoặc vào bất kỳ thời gian nào bạn muốn.

Với hợp đồng thuê máy, Đức Lan có trách nhiệm:

• Cung cấp máy đúng theo yêu cầu.
• Bảo trì, bảo dưỡng máy định kỳ.
• Định kỳ thay mực và cung cấp vật tư tiêu hao.
• Thay thế phụ tùng, linh kiện nếu cần để đảm bảo chất lượng bản in của máy luôn luôn tốt nhất.
• Khi sử dụng nếu máy gặp sự cố, kỹ thuật viên sẽ đến hỗ trợ ngay và đảm bảo khắc phục máy trong thời gian sớm nhất.
• Nếu máy bị hỏng nặng và thời gian sửa chữa lâu thì Đức Lan sẽ đổi máy khác có đời tương đương hoặc mới hơn để bạn dùng.

Trên đây là Đức Lan với bài viết về những câu hỏi thường gặp khi thuê máy photocopy. Photocopy Đức Lan là công ty chuyên nhập khẩu, mua bán và cho thuê máy photocopy với gần 20 năm trong nghề. Nếu bạn cần mua hoặc thuê máy photocopy chất lượng cao thì Đức Lan là một thương hiệu uy tín để bạn lựa chọn. Chúng tôi hân hạnh được đồng hành.

Vui lòng liên hệ với Đức Lan qua hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí và nhanh nhất.

 

Công ty thương mại và dịch vụ Đức Lan

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh TP. HCM.

Điện thoại bàn: 028 62589736 – 028 62589737 – 028 62589738

Fax: 028 62589735.

Hotline: 0938114403 – 0983114403. Gặp Ms LAN.

Website: http://ricohhcm.vn