4 tiêu chí khi thuê máy photocopy màu

4 tiêu chí khi thuê máy photocopy màu

Thuê máy photocopy màu là phương án ngày càng được nhiều công sở, doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Các dịch vụ cho thuê sẵn sàng cung cấp cho người dùng nhiều gói thuê máy vừa phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế, vừa tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro.

Tuy nhiên không phải gói dịch vụ nào, hoặc sản phẩm nào trên thị trường cũng đều có khả năng đáp ứng được yêu cầu cụ thể của bạn. Vì vậy bạn cần chú ý 4 tiêu chí khi thuê máy photocopy màu được liệt kê sau đây trước khi thương thảo và ký hợp đồng:

1. Khi nào thì nên thuê máy photocopy màu

Doanh nghiệp, công sở thường thuê máy photocopy nếu công việc đòi hỏi thường xuyên in ấn nhưng chưa sẵn sàng về tài chính. Đây là điều thứ nhất cần chú ý trong các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu.

Lựa chọn này rất hợp lý bởi nó giúp bạn tiết kiệm ngân sách, bạn không cần lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng máy; không tốn chi phí hỗ trợ quản lý vận hành hoặc sửa chữa máy mỗi lần máy gặp trục trặc hay phải nạp mực.

Bạn được đội ngũ chuyên viên tư vấn chọn máy đúng với nhu cầu. Dịch vụ cho thuê sẽ mang máy đến tận nơi lắp đặt, hướng dẫn bạn cách cài đặt và cách sử dụng – sau đó bạn chỉ thanh toán theo từng tháng với mức chi phí dễ chấp nhận.

2. Xác định cấu hình cần thiết của máy sẽ thuê

Điều thứ hai cần chú ý trong các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu là phải xác định đúng cấu hình máy cần thuê.

Cấu hình máy được xác định xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp bạn. Điều này rất quan trọng, nó giúp bạn thuê được máy đúng với mục đích, không có chức năng dư thừa.

Để tính toán được nhu cầu sử dụng máy photocopy, bạn có thể liệt kê một danh sách các câu hỏi và sau đó hãy cố gắng tự trả lời chúng thật khách quan theo thực trạng doanh nghiệp mình.

Đức Lan hân hạnh chia sẻ với bạn một danh sách những câu hỏi giả định, câu trả lời chúng chính là điều thứ hai của các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu:

Bạn cần đến những tính năng gì của máy photocopy?

Bạn có cần in văn bản không? In màu hay chỉ cần đen trắng? Bạn có nhu cầu dùng thêm các tính năng khác đi kèm trong máy photocopy như scan, fax, gởi và nhận dữ liệu không?

Nếu bạn phải copy, in ấn văn bản có màu; và doanh nghiệp bạn cũng rất cần scan, fax, trao đổi dữ liệu thì bạn sẽ cần một máy photocopy màu đa năng.

Trả lời câu hỏi này đồng nghĩa với việc bạn đã xác định đúng tiêu chí khi thuê máy photocopy màu.

Công việc của bạn đòi hỏi kích thước tối thiểu, tối đa của giấy in như thế nào?

Nếu bạn chỉ cần in ấn giấy tờ thông thường với khổ A5, A4 thì nên thuê máy photocopy màu mini để tiết kiệm chi phí.

Nếu bạn mở dịch vụ photocopy hoặc doanh nghiệp của bạn in ấn giấy có nhiều kích thước khác nhau, thì hãy nhờ tư vấn loại máy đáp ứng được nhiều khổ giấy: A3, A2, A1 hoặc A0.

Bạn có cần máy có chức năng kết nối với các thiết bị khác hay không?

Với sự bùng nổ công nghệ số như hiện nay, máy photocopy cần có khả năng đồng bộ với các loại máy khác như: máy tính, điện thoại thông minh, máy fax, …; nhất là khả năng kết nối local để trao đổi dữ liệu và tối ưu hóa quá trình quản lý công ty của bạn.

Bạn có cần quan tâm đến kích thước của máy không?

Tùy thuộc không gian của văn phòng mà bạn chọn loại máy có kích thước phù hợp. Đối với các văn phòng có không gian nhỏ, bạn nên chọn thuê máy để bàn (máy mini) vì nhiều dòng máy khá cồng kềnh, có thể cản trở lối đi hoặc chiếm nhiều không gian. Bạn cần cân nhắc cả 3 kích thước dài – rộng – cao để chọn máy phù hợp nhất.

Bạn có cần quan tâm đến tốc độ in ấn, scan và công suất photo của máy không?

Tốc độ in ấn, scan và công suất photo là 1 điểm đặc biệt bạn phải lưu ý khi chọn thuê máy. Nếu bạn kinh doanh, hoặc doanh nghiệp bạn cần in ấn một lượng lớn văn bản thì công suất máy là cực kỳ quan trọng, nó ảnh hưởng đến chính doanh thu của bạn. Bạn phải thuê máy photocopy màu công suất lớn. Thông thường các cửa hàng photocopy sẽ chọn các loại máy có công suất photo từ 50 bản đến 70 bản/phút.

Mức độ số hóa tài liệu của công ty bạn như thế nào? Vì có thiết bị scan đến 180 ảnh/phút, nhưng các dòng máy thông thường chỉ scan được dưới 80 ảnh/phút. Giải đáp câu hỏi này cũng góp phần giúp bạn chọn được máy phù hợp, tránh dư thừa công suất làm lãng phí tài nguyên.

Có cần quan tâm đến định mức sử dụng khi thuê máy photocopy màu không?

Đối với mỗi dòng máy hoặc gói cho thuê máy photocopy khác nhau sẽ có định mức riêng được thống nhất rõ trong hợp đồng, thường là khoảng 4000 bản. Nếu bạn sử dụng quá định mức đó, bạn sẽ phải trả thêm 1 khoản tiền của phần in ấn dư ra. Hãy cân nhắc số lượng trang cần in để chọn máy phù hợp.

Chi phí thuê máy có nhiều không?

Chọn thuê được máy đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng với một mức giá tốt nhất là điều mà bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào cũng phải tính toán. Tốc độ xử lý nhanh hay chậm, chất lượng bản in cao hay thấp là tùy theo giá thành thuê. Tốc độ càng cao, chất lượng bản in càng tốt thì máy càng cồng kềnh và nặng nề.

Ngoài các câu hỏi giả định trên đây, bạn có thể đặt thêm nhiều câu hỏi nữa dựa trên trải nghiệm thực tế của mình. Từ đó bạn sẽ tổng hợp được cho mình một bảng nhu cầu chi tiết rất hữu ích để bắt tay vào giai đoạn tiếp theo là lựa chọn máy phù hợp

3. Tìm hiểu trước về những dòng máy photocopy phổ biến

Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng và cấu hình máy cần có của văn phòng, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm những thương hiệu máy phù hợp. Đây là điều thứ ba cần chú ý trong các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu.

Có nhiều thương hiệu máy photocopy màu được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam như: Ricoh, Toshiba, Canon, Sharp, … . Bạn nên chọn những dòng máy thông dụng, dễ sử dụng và dễ thay mực. Lẽ tất nhiên sự chọn lựa của bạn cũng phải phù hợp với ngân sách thuê máy của doanh nghiệp nữa.

4. Chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín

Điều cuối cần chú ý trong các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu là chọn đúng chỗ thuê.

Hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ thuê máy có uy tín không chỉ giúp bạn yên tâm về chất lượng máy mà bạn còn được phục vụ đầy đủ các dịch vụ bổ sung.

Nhà cung cấp dịch vụ uy tín sẽ xác định rõ với bạn chế độ bảo hành, bảo trì máy và linh kiện máy như thế nào cũng như giá cả, chi phí phát sinh khi thuê máy ra sao.

Qua gần 20 năm hình thành và phát triển, Photocopy Đức Lan đã khẳng định được tên tuổi của mình và trở thành địa chỉ thuê máy photocopy màu được khách hàng tin cậy hợp tác.

Đặc biệt Đức Lan cung cấp đa dạng mẫu mã máy photocopy Ricoh – thương hiệu nổi tiếng nhất hiện nay với chất lượng vượt trội, hoạt động êm ái, tuổi thọ của máy cao và ít hư hỏng vặt trong quá trình sử dụng.

Đức Lan hân hạnh đồng hành cùng bạn và cam kết:

• Đáp ứng nhu cầu và thỏa mãn được tất cả các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu của bạn cho mọi mục đính: Kinh doanh dịch vụ, công sở, doanh nghiệp, … .
• Có đầy đủ các dòng máy đời mới và chất lượng nhất.
• Tư vấn chọn gói thuê máy nhanh chóng và chuyên nghiệp, sau khi ký hợp đồng máy có thể giao trong ngày hoặc bất kỳ thời gian nào được bạn chọn.
• Máy sẽ được kỹ thuật viên bàn giao, lắp đặt và đi dây mạng miễn phí tại văn phòng của bạn. Nhân viên sẽ bảo trì vệ sinh máy hàng tháng cho bạn.
• Trong quá trình sử dụng nếu máy gặp sự cố, Đức Lan sẽ cử kỹ thuật viên đến ngay và đảm bảo khắc phục máy trong thời gian sớm nhất.
• Trường hợp máy bị hư hỏng nặng và thời gian sửa chữa lâu thì Đức Lan sẽ đổi máy khác có đời tương đương hoặc mới hơn cho bạn dùng trong thời gian nhanh nhất.

Có nhiều thương hiệu máy đang được ưa chuộng tại Việt Nam hiện nay. Chúng có thể thỏa mãn tất cả các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu của bạn. Bạn có thể tham khảo một số tên tuổi:

i. Canon iR Advance DX C3730i

Canon iR Advance DX C3730i là máy photocopy hiệu suất cao với chất lượng bản in màu tuyệt đẹp. Thiết kế máy đơn giản nhưng hiệu quả khi xử lý tài liệu, nó là người bạn đồng hành tuyệt vời cho công việc văn phòng hàng ngày của bạn

Máy photocopy này có khả năng scan 30 trang A4/phút và in 25 trang A4/phút, hỗ trợ tính năng in đảo mặt. Nó là ứng viên xuất sắc thỏa mãn được tất cả các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu của bạn.

ii. Toshiba e-Studio 6550CSE

Đây là một trong những máy photocopy hàng đầu của dòng Toshiba. Nó có thể scan, copy, photo, in ấn và fax với công nghệ in laser màu. Tốc độ in màu 65 bản/phút và in đơn sắc 75 bản/phút. Toshiba e-Studio 6550CSE có điểm cộng được nhiều người dùng ưa thích là khả năng xử lý, lưu trữ tài liệu hoàn toàn tự động và được tích hợp một số tính năng kế toán, bảo mật.

 iii. Ricoh MP C5503

Ricoh MP C5503 là dòng máy laser thỏa mãn được tất cả các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu của bạn với đầy đủ các chức năng cần thiết cho hoạt động văn phòng với nhịp độ nhanh và khối lượng công việc lớn.

Máy được tích hợp kết nối di động. Đặc biệt, bạn có thể in JPEG, TIFF và PDF bằng đĩa USB hoặc thẻ SD mà không cần truy cập mạng LAN hoặc các ứng dụng gốc.

Đặc biệt lỗi nạp giấy được máy phát hiện và chủ động hướng dẫn bạn xử lý, ngoài ra MP C5503 còn có tính năng đặt khay giấy tự động, nó sẽ tự động thu hồi khay giấy sau khi bạn bắt đầu đẩy khay đóng lại.

iv. Ricoh MP C6502

C6502 là dòng máy công nghiệp phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu in ấn khá cao (120 – 140 ream giấy/tháng), thỏa mãn được tất cả các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu.

Ricoh MP C6502 hội đủ mọi chức năng cần thiết bao gồm photo màu, in màu mạng, scan màu. Nó được trang bị hệ thống cấp mực trực tiếp làm chuẩn hóa quy trình in các ấn phẩm có độ phủ màu cao của bạn:

v. Ricoh MP C4504 

Ricoh MP C4504 là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp có nhu cầu in ấn trên mức trung bình (60 – 90 ream giấy/tháng). Là dòng máy photocopy A3 hội đủ mọi chức năng cần thiết của thiết bị văn phòng, nó thuộc top đầu thỏa mãn được tất cả các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu của bạn.

Với bộ nạp/đảo 2 mặt bản gốc tự động (ARDF), bạn không phải lật giở photo hoặc scan từng mặt tài liệu và với bộ đảo 2 mặt bản sao tự động (Auto Duplex), bạn có thể in ấn 2 mặt một cách dễ dàng.

Ricoh MP C4504 được trang bị màn hình điều khiển thông minh 10.1 inch với cảm ứng nhanh, nhạy giúp người dùng thao tác đơn giản và chính xác

 

Trên đây là bài viết của Đức Lan về các tiêu chí khi thuê máy photocopy màu mà bạn cần chú ý để thuê được máy phù hợp nhất với công việc.

Đức Lan chuyên nhập khẩu, mua bán và cho thuê máy photocopy tại thành phố hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận khác với kinh nghiệm gần 20 năm.

Nếu bạn cần mua hoặc thuê máy photocopy màu với chất lượng tốt thì Đức Lan là một thương hiệu uy tín để bạn lựa chọn. Chúng tôi hân hạnh đồng hành cùng bạn.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với Đức Lan qua hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí và nhanh nhất.

 

Công ty thương mại và dịch vụ Đức Lan

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh TP.HCM.

Điện thoại bàn: 028 62589736 – 028 62589737 – 028 62589738

Fax: 028 62589735.

Hotline: 0938114403 – 0983114403. Gặp Ms LAN.

Website: http://ricohhcm.vn