10 bước bảo dưỡng máy photocopy hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất

Máy photocopy có thể sử dụng lâu dài trong văn phòng, thời gian sử dụng có thể lên tới 7 – 10 năm vẫn có thể chạy bình thường. Tuy nhiên để có được điều này, người sở hữu cần chú ý bảo dưỡng và chăm sóc nó thật tốt. Bất kỳ máy móc nào dù bền và chất lượng đến đâu thì sau thời gian dài sử dụng cũng khó tránh khỏi những hỏng hóc, trục trặc. Do đó để đảm bảo độ bền cho thiết bị, kéo dài tuổi thọ để có chất lượng phục vụ tốt nhất thì cách bảo dưỡng máy photocopy là điều quan trọng và rất cần biết.

Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Photocopy Đức Lan để bỏ túi một số kinh nghiệm chăm sóc và bảo dưỡng máy photocopy đúng cách, hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Kinh nghiệm chăm sóc để máy photocopy của bạn luôn bền, đẹp

1. Đặt máy ở vị trí hợp lý

Các dòng máy photocopy có công suất càng cao, tốc độ in ấn nhanh thì càng tỏa ra nhiều nhiệt. Do đó, bạn cần chú ý đến độ thoáng của không gian khi lựa chọn vị trí đặt thiết bị để có hiệu suất tản nhiệt tốt nhất. Chổ để máy nên có không khí lưu thông, không gian đủ rộng và đặt cách xa tường một khoảng nhất định.

Thông thường nhiều người thường có thói quen sau khi sử dụng máy sẽ trùm kín liền để tránh bụi bặm xâm nhập. Cẩn thận vậy là quá tuyệt phải không?, Tuy nhiên đó lại là điều nên tránh bởi nó có thể khiến tuổi thọ của máy photocopy bị giảm nhanh.

Tốt nhất khi vừa sử dụng xong hãy để máy thoát bớt nhiệt và nguội đi rồi mới đậy kín máy.

2. Không nên đặt máy photocopy cạnh bếp; gần đồ ăn, thức uống và nơi có độ ẩm cao

Một trong những điều phải tránh khi sử dụng máy photocopy là đặt máy gần nơi để đồ ăn, thức uống và nơi có độ ẩm cao.

Thực tế cho thấy khá nhiều người dùng cá nhân và cả văn phòng hiện nay đều có mắc lỗi này. Để máy photocopy gần hoặc tiếp xúc với thức ăn, nước, … không chỉ khiến máy dễ bị bẩn, các board mạch trong máy phải tiếp xúc với hơi ẩm mang theo thức ăn thức uống mà thậm chí, trong trường hợp khi nước hay thức ăn rơi vào sẽ làm hỏng máy ngay (thói quen của không ít người – vừa làm việc vừa nhâm nhi!).

Đặc biệt để thức ăn gần máy photocopy đồng nghĩa với việc bạn đang làm mồi và dẫn dụ côn trùng như chột, gián, kiến chạy vào bên trong và làm hỏng hóc linh kiện của máy.

3. Có chế độ bật – tắt máy photocopy hợp lý

Các chuyên gia thường khuyến cáo rằng nếu muốn kéo dài tuổi thọ của máy photocopy, tuyệt đối không được bật – tắt máy liên tục. Tốt nhất, sau khi tắt máy cần chờ 10 – 15 giây rồi hãy bật lại.

Ngoài ra khi mở các cửa của máy tuyệt đối không chạm vào các vùng có ký hiệu điện áp cao hay nhiệt độ thấp để tránh chập mạch. Bạn không chỉ bị bị điện giật mà có thể gây hỏng máy.

Cần rút dây nguồn của máy photocopy khỏi ổ điện khi không sử dụng trong nhiều ngày. Các vật lạ như ốc, vít, ghim, … phải cẩn thận tránh không để rơi vào trong máy, khoang mực hay khay giấy.

4. Sử dụng mực và linh kiện chính hãng

Một trong những biện pháp bảo quản máy photocopy lâu bền nhất là sử dụng giấy in và mực in chính hãng.

Đối với mực, nên sử dụng mực máy photocopy có xuất xứ và nguồn gốc rõ ràng. Trong suốt quá trình sử dụng chỉ nên dùng cùng 1 loại mực. Bạn có thể mua mực tại nơi cung cấp máy để hưởng được chế độ bảo hành trọn vẹn đồng thời bảo quản mực ở nơi thoáng mát, khô ráo. Khi chưa sử dụng thì không bóc tem niêm phong hộp mực.

Trong khi đó với giấy in, bạn nên sử dụng giấy đúng kích cỡ, trọng lượng mà nhà sản xuất máy quy định. Nên mua giấy chính hãng, chất lượng tốt, tránh dùng các loại giấy quá mỏng bởi nó là một trong các thủ phạm dẫn đến hiện tượng bị kẹt giấy.

Giữ giấy in sạch và khô ráo cũng là cách bảo dưỡng máy photocopy có hiệu quả. Ở môi trường nhiệt đới với độ ẩm cao như nước ta, an toàn nhất là bảo quản giấy trong ngăn tủ riêng, nếu có giải pháp chống ẩm thì rất tốt. Giấy chưa dùng đến thì không nên mở hộp.

Sử dụng giấy ẩm hoặc bẩn vừa dễ kẹt, vừa đẩy nhanh quá trình hao mòn trống từ, lô mực, lô sấy và các bánh xe kéo giấy.

5. Vệ sinh và bảo dưỡng máy photocopy định kỳ

Một trong những cách chăm sóc để máy luôn bền đẹp và tuổi thọ cao là vệ sinh và bảo dưỡng máy photocopy định kỳ. Việc bảo dưỡng máy thường xuyên giúp bạn phát hiện kịp thời các sự cố hay hỏng hóc nhỏ nhất để xử lý nhanh chóng, tránh để nó trở thành bệnh nghiêm trọng hơn.

Mặt khác nếu tiến hành vệ sinh máy thường xuyên sẽ ngăn ngừa bụi bẩn bám vào linh kiện máy. Bụi bẩn rơi vào các linh kiện dần dần sẽ làm giảm chất lượng bản in, làm chập mạch gây hỏng thiết bị điện tử.

Các chuyên viên cũng khuyên bạn nên ký hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng máy photocopy với các đơn vị sửa chữa uy tín để đảm bảo máy luôn hoạt động trong điều kiện tốt nhất.

3 lợi ích của việc bảo dưỡng máy photocopy định kỳ

Bảo dưỡng máy photocopy định kỳ để kéo dài tuổi thọ cho máy

Đây là lợi ích lớn nhất của việc định kỳ bảo dưỡng máy photocopy. Khi được định kỳ bảo dưỡng, bạn sẽ sớm phát hiện và khắc phục những sự cố của máy kịp thời và triệt để.

Bên cạnh đó việc bảo dưỡng định kỳ còn giúp phát hiện ngay những linh kiện, thiết bị trong máy đã hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng, đã xuống cấp để thay thế và sửa chữa, tránh khả năng có thể lây lan sang những linh kiện khác.

Đây chính là biện pháp giúp hạn chế tối đa việc máy của bạn bị hỏng hóc nặng, gây tốn kém chi phí. Bạn cần có kế hoạch bảo dưỡng máy photocopy định kỳ để bảo đảm kéo dài tuổi thọ cho máy.

Bảo dưỡng máy photocopy định kỳ để máy hoạt động ổn định

Việc kiểm tra thường xuyên sẽ đảm bảo máy photo của bạn luôn sạch sẽ, hạn chế tối đa việc bám bụi bẩn, hạn chế tối đa việc phát sinh lỗi vặt, giúp máy hoạt động ổn định nhất.

Bảo dưỡng máy photocopy định kỳ để bảo đảm công việc của bạn không bị gián đoạn

Máy photocopy bị lỗi vặt hoặc hư hỏng sẽ gây ra nhiều phiền toái trong việc in ấn, sẽ khiến công việc của bạn bị trì trệ, mất nhiều thời gian. Quan trọng hơn cả là uy tín của bạn đối với khách hàng có thể ảnh hưởng vì trễ hẹn.

Thời gian bao lâu thì cần bảo dưỡng máy photocopy một lần

Tuỳ theo từng dòng máy mà thời gian bảo dưỡng có thể khác nhau. Theo kinh nghiệm của Photocopy Đức Lan thì bạn nên bảo dưỡng máy photocopy của mình từ 2 – 3 tháng một lần. Đối với các dòng máy kỹ thuật số cao cấp thì có thể từ 6 – 12 tháng một lần.

10 bước bảo dưỡng máy photocopy hiệu quả nhất

Theo các chuyên gia, việc bảo dưỡng máy photocopy cần tiến hành đúng lịch và nên theo các bước dưới đây:

Bước 1. Bảo trì và làm sạch bộ phận quang học, bộ phận làm mát quang học:

• Làm sạch bề mặt gương.
• Kiểm tra, vệ sinh hệ thống thấu kính.
• Làm sạch quạt và lọc gió.

Bước 2. Bảo trì và vệ sinh bộ phận kéo giấy:

• Vệ sinh bánh cao su cuốn giấy.
• Kiểm tra, bảo dưỡng bạc trục kéo giấy.
• Vệ sinh bộ phận cảm biến giấy.

Bước 3. Bảo trì và vệ sinh hệ thống truyền động:

• Kiểm tra bảo dưỡng các bánh răng.
• Bảo dưỡng các đầu bạc và trục truyền động.

Bước 4. Kiểm tra và vệ sinh cụm sấy:

• Vệ sinh lẫy tách giấy.
• Vệ sinh lô ép và lô sấy.
• Vệ sinh đầu dò nhiệt độ.
• Kiểm tra và bảo dưỡng vòng bi lô sấy.
• Vệ sinh trục lau lô ép.
• Vệ sinh thanh nhiệt và tra dầu đầy đủ.

Bước 5. Kiểm tra và vệ sinh hệ thống trống (drum) và gạt mực:

• Hút sạch cặn bã (nếu có) trong drum.
• Kiểm tra và vệ sinh các đèn xóa vùng, xóa điện tích.
• Vệ sinh gạt mực, lẫy tách giấy dưới drum.

Bước 6. Kiểm tra và vệ sinh hệ thống cao áp:

• Vệ sinh các hệ thống cao áp.
• Kiểm tra và xử lý các trường hợp lỗi cao áp nếu có.

Bước 7. Kiểm tra cụm từ:

• Loại bỏ cặn bã (nếu có) trong bột từ.
• Kiểm tra mực trong ống, loại bỏ mực thừa nếu có.
• Kiểm tra hệ thống bánh răng cụm từ.
• Kiểm tra độ rơ của trục từ.

Bước 8. Tinh chỉnh phần mềm:

• Kiểm tra và hiệu chỉnh các thông số cấp mực.
• Kiểm tra và hiệu chỉnh cấp điện áp đèn, cao áp.
• Căn chỉnh chế độ từ.

Bước 9. Vệ sinh toàn bộ máy:

• Hút sạch bụi bên trong máy.
• Lau chùi toàn bộ vỏ để bảo đảm vệ sinh và tính thẩm mỹ.

Bước 10. Chạy thử máy:

• Kiểm tra chất lượng bản chụp đen-trắng. Bản chụp hoàn hảo phải đẹp, không đứt nét, không bị loang lổ nền, … .
• Kiểm tra và ghi bộ đếm của máy.

Tóm lược những điểm ghi nhớ trong quá trình sử dụng và bảo dưỡng máy photocopy

• Không nên bật – tắt máy liên tục. Sau khi tắt máy chờ 10 – 15 giây trước khi bật lại.
• Máy phải tắt nguồn trước khi tháo lắp bất kỳ bộ phận nào.
• Đặt máy trên mặt bằng vững chắc, tránh ánh nắng trực tiếp chiếu vào.
• Không đặt máy ở nơi ẩm ướt và bụi bẩn.
• Không  đặt máy ở nơi có nhiệt  độ và độ ẩm thay đổi liên tục.
• Đảm bảo xung quanh chỗ đặt máy có khoảng trống nhất định.
• Khi máy không sử dụng nhiều ngày nên rút dây nguồn khỏi nguồn điện.
• Không nên dùng vải hay nylon phủ lên bề mặt của máy khi máy đang hoạt động, nó sẽ làm cản trở sự tản nhiệt và gây hại đến máy.
• Nên đặt máy ở gần ổ cắm điện để tiện sử dụng.
• Khi di chuyển máy từ nơi có nhiệt độ thấp đến nơi có nhiệt độ cao hơn cần để máy nghỉ ít nhất 02 giờ trước khi sử dụng. Có thể có hơi nước tích tụ làm ảnh hưởng đến máy.
• Đảm bảo điện áp sử dụng đúng yêu cầu, ổn định. Nên dùng ổ cắm riêng, không dùng chung với các thiết bị khác.
• Không để rơi máy, hoặc để bất cứ vật gì rơi vào máy.
• Giữ hộp mực ở nơi khô ráo, không tháo tem niêm phong trước khi sử dụng.
• Không nên chạm tay vào drum vì có thể làm trầy xướt hay ố mờ.
• Giữ khoảng cách giữa máy và vách tường tối thiểu 30cm để đảm bảo máy được tản nhiệt tốt.

Bảo dưỡng máy photocopy đúng cách thực sự không hề khó, tuy nhiên công việc này đòi hỏi tính tỉ mỉ và cẩn thận. Thiết bị kỹ thuật số vô cùng nhạy cảm nên nếu có những va chạm nhẹ cũng có thể làm máy vận hành không tốt. Vậy nên để đảm bảo tính an toàn cho máy, nếu như văn phòng bạn không có người có kinh nghiệm bạn có thể gọi kỹ thuật viên của Photocopy Đức Lan đến bảo trì – bảo dưỡng máy photocopy hàng tháng.

Đức Lan là công ty nhập khẩu, chuyên bán và cho thuê máy photocopy tại thành phố hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận khác. Với khách hàng của Đức Lan, máy được bảo trì bảo dưỡng miễn phí trong 12 tháng đối với máy bán và bảo dưỡng máy photocopy miễn phí trong suốt thời gian sử dụng đối với máy thuê.

Nếu bạn cần mua hoặc thuê máy photocopy với giá tốt, chất lượng tốt thì Đức Lan là một thương hiệu uy tín để bạn lựa chọn.

Nếu bạn muốn sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng máy photocopy hãy liên lạc với Đức Lan. Chúng tôi hân hạnh được phục vụ bạn!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với Đức Lan qua hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí và nhanh nhất.

 

Công ty thương mại và dịch vụ Đức Lan

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh TP.HCM.

Điện thoại bàn: 028 62589736 – 028 62589737 – 028 62589738

Fax: 028 62589735.

Hotline: 0938114403 – 0983114403. Gặp MS LAN.

Website: https://ricohhcm.vn