4 lý do nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy

Hiện nay việc photo, in ấn các loại văn bản là nhu cầu phổ biến cho dù là của văn phòng công sở, doanh nghiệp, và cả ở gia đình. Người dùng có thể chọn cách sở hữu cho riêng mình một chiếc máy, hoặc sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy, và cũng có thể tìm đến các cửa hàng in ấn bên ngoài.

Mua máy, hay dùng máy photocopy thuê, hoặc nhờ các cửa hàng in ấn bên ngoài sẽ là lựa chọn tối ưu dành cho bạn? Photocopy Đức Lan sẽ cùng bạn đi tìm câu trả lời.

Có nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy không?

Mua máy

Chi phí mua	Máy phân khúc thấp có thể in khoảng 20 bản/phút và khoảng 10.000 bản sao/tháng, giá dao động từ 10-30 triệu. Máy tầm trung với tốc độ xử lý 40 bản/phút thì có thể đến khoảng 60 triệu. Những dòng máy cao cấp có thể xử lý đến 80 bản/phút hoặc hơn nữa sẽ có giá cả trăm triệu. Dòng này chỉ thích hợp với yêu cầu số lượng in nhiều và liên tục.
Ưu điểm	Là chủ sở hữu máy nên có thể làm bất kỳ việc gì, khi nào và bao lâu là tùy bạn. Bạn không bị ai yêu cầu lý giải dùng nó làm gì, trong bao lâu… .   Nếu làm doanh nghiệp thì toàn bộ chi phí mua thiết bị mới sẽ được khấu trừ thuế. Còn với hợp đồng thuê máy, bạn chỉ có thể khấu trừ số tiền trả hàng tháng thôi.
Hạn chế	Phải bỏ ra một khoản tiền đầu tư lớn. Máy sẽ hao hụt giá trị, trở nên lỗi thời sau một thời gian và không thể nâng cấp.

Thuê máy

Chi phí thuê	Tùy thuộc vào loại máy mà giá thuê có thể ở mức từ vài trăm ngàn cho đến vài triệu đồng/tháng. Nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy với hợp đồng thời gian dài, giá thuê sẽ tốt hơn.
Ưu điểm	+ Chi phí đầu tư được chia nhỏ: Số tiền phải bỏ ra để mua máy photocopy đa năng, công suất cao là không hề rẻ, từ vài chục đến một vài trăm triệu đồng. Việc sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy đặc biệt hữu ích đối với người dùng cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ. Chi phí dùng máy được dự đoán trước, điều này rất có ý nghĩa cho hạch toán ngân sách. Hợp đồng thuê máy bao gồm phí định kỳ, phí vật tư (giấy, mực), phí bảo trì, sửa chữa… sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ chi tiêu. + Bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và cung cấp vật tư kịp thời: Thông thường máy photocopy mới sẽ hoạt động tốt nhất trong khoảng thời gian  2 – 3 năm đầu sử dụng. Sau đó các linh kiện trong máy bắt đầu hao mòn và phát sinh lỗi, bạn không chỉ mất thời gian đợi sửa máy mà còn tốn phí sửa chữa, thậm chí phải đầu tư máy mới. Trong khi đó máy thuê được nhà cung cấp dịch vụ bảo dưỡng định kỳ, hạn chế tối đa việc xảy ra sự cố. Với những hỏng hóc có yếu tố khách quan, hợp đồng thuê máy cho phép bạn yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ sửa ngay lỗi máy và thay thế linh kiện cần thiết, thậm chí đổi máy khác khi nó hoạt động không còn hiệu quả nữa mà không phải tốn thêm chi phí. + Thay đổi – nâng cấp máy phù hợp với nhu cầu thực tế: Bạn sẽ được dùng những đời máy cao nhất.  Máy photocopy thỏa mãn được nhu cầu của bạn trong một thời gian nhất định rồi sẽ trở nên lỗi thời. Nhu cầu in ấn của bạn cũng sẽ thay đổi, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy đổi máy khác có đời cao hoặc thấp hơn cho phù hợp với tình hình thực tế. + Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng kịp thời: Bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ nhanh hơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi do lỗi máy. Điều này quyết định uy tín của bạn đối với đối tác khi bạn luôn hoàn thành công việc đúng hạn. Đây là điều tốt nhất khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy: Tránh lãng phí thời gian chờ đợi, làm ảnh hưởng tiến độ công việc.
Hạn chế	Chi phí dài hạn đáng kể: Bạn không nên thuê máy photocopy trong một thời gian quá dài, chẳng hạn 5 năm. Tiền thuê có thể đã đủ để bạn mua một chiếc máy. Sự ràng buộc: Sẽ có một hợp đồng thuê với nhiều điều khoản ràng buộc, có thể buộc bạn dùng máy không tự do như ý muốn.

Qua phân tích đặc điểm của mỗi phương án dùng máy trên đây, có lẽ bạn đã cân nhắc và quyết định mua hay nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy được rồi.

Thực tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều thuê, ngay cả thuê máy photocopy mini. Bạn nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy thay vì sở hữu nó vì đây là giải pháp dùng máy có hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Nếu đang cần một dịch vụ thuê máy photocopy chất lượng thì Đức Lan sẵn sàng phục vụ bạn

Qua gần 20 năm hình thành và phát triển, công ty Đức Lan đã khẳng định được tên tuổi của mình, và là địa chỉ cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy chất lượng cao được khách hàng tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận tin cậy hợp tác.

Đức Lan cung cấp đa dạng mẫu mã máy Ricoh – thương hiệu nổi tiếng nhất hiện nay với chất lượng vượt trội, hoạt động êm ái, tuổi thọ của máy cao và ít hư hỏng vặt trong quá trình sử dụng.

Đức Lan hân hạnh đồng hành cùng bạn và cam kết:

• Đội ngũ nhân viên tư vấn, kỹ thuật viên dày kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm của Đức Lan sẽ tư vấn giúp bạn chọn được máy phù hợp với công việc và giá cả tốt nhất.
• Với đầy đủ các dòng máy đời mới và chất lượng nhất, Đức Lan sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu: Kinh doanh dịch vụ, văn phòng công sở, doanh nghiệp, … .
• Máy cho thuê đều là máy photocopy laser được nhập khẩu nguyên chiếc từ các nước Châu Âu, Châu Mĩ… với tiêu chuẩn và chất lượng rất cao, hoạt động bền bỉ. 
• Máy sẽ được bàn giao, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và đi dây mạng miễn phí tại văn phòng của bạn ngay trong ngày hoặc vào bất kỳ thời gian nào bạn muốn.

Với hợp đồng thuê máy, Đức Lan có trách nhiệm:

• Cung cấp máy photocopy đúng yêu cầu.
• Bảo trì, bảo dưỡng máy định kỳ.
• Định kỳ thay mực và cung cấp vật tư tiêu hao.
• Thay thế phụ tùng, linh kiện nếu cần để đảm bảo chất lượng bản in luôn tốt nhất.
• Nếu máy gặp sự cố, kỹ thuật viên của chúng tôi sẽ đến hỗ trợ ngay và khắc phục máy trong thời gian sớm nhất.
• Còn nếu thời gian sửa chữa có thể lâu thì Đức Lan sẽ đổi máy khác có đời tương đương hoặc mới hơn để bạn dùng.

Đức Lan cung cấp các hình thức thuê máy photocopy sau:

1. Thuê ngắn hạn:

Nếu có một dự án hoặc một gói thầu gấp mà máy của bạn không đủ khả năng đáp ứng công việc, bạn nên chọn gói thuê ngắn hạn của dịch vụ thuê máy photocopy. Gói thuê bao gồm:

• Máy photocopy với chức năng, công suất và tốc độ theo yêu cầu của công việc.
• Cung cấp mực và vật tư in ấn đầy đủ.
• Nếu cần, chúng tôi sẽ có kỹ thuật viên đảm bảo dịch vụ 24/24 vận hành và xử lý sự cố để máy luôn hoạt động hoàn hảo, giúp dự án của bạn đúng tiến độ.

2. Thuê dài hạn:

Bạn nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy dài hạn nếu công việc cần máy lâu dài, gói thuê có đặc điểm sau:

• Cung cấp máy đúng theo yêu cầu với đầy đủ chế độ bảo trì, bảo dưỡng máy, định kỳ thay mực và cung cấp vật tư tiêu hao cho máy.
• Thay thế phụ tùng, linh kiện nếu cần để đảm bảo chất lượng bản in của máy luôn tốt nhất.
• Thanh toán định kỳ sau khi chốt số counter máy trong tháng/quý để tính số bản in bạn đã dùng trong khoảng thời gian này.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy

Nên chọn máy phù hợp với nhu cầu công việc

Cấu hình và công suất của máy được xác định từ nhu cầu của bạn. Bạn không nên thuê máy có cấu hình và/hoặc công suất thừa thải, gây lãng phí.

Giá thuê máy phù hợp với khả năng tài chính

Giá thuê máy thường gồm:

+ Phí thuê máy: Đây là số tiền phải trả định kỳ, mức giá này phụ thuộc vào loại máy và gói dịch vụ thuê máy photocopy mà bạn cần. Định mức bản chụp được ghi rõ trong hợp đồng, nghĩa là bạn có thể in sao một lượng bản nhất định mà không phải trả thêm.

+ Phí vượt trội: Nếu copy/in nhiều hơn định mức bạn sẽ phải trả phí vượt trội. Phí này thường tính theo từng bản sao và có thể chênh lệch tùy đời máy.

Hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy có uy tín

Chọn thuê được máy đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng với một mức giá tốt nhất là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải tính toán. Bạn nên tìm đến một dịch vụ thuê máy photocopy có uy tín.

Một số đời máy tham khảo

1. Máy photocopy mini

Ricoh Aficio MP 301SPF

•  Chức năng: Copy/in mạng đơn sắc, scan màu, fax.
• Tốc độ copy/in: 30 bản/phút.
• Copy/in liên tục: 99 tờ.
• Độ phân giải: 600 x 600 dpi.
• Thu nhỏ/phóng to: 50% – 400%.
• RAM: 1024 Mb, HDD: 128 Gb.
• Kết nối: USB 2.0, Ethernet 10 base-T/100 base-TX.
• Trọng lượng: 26 kg.

Ricoh Aficio MP C305SP

• Chức năng: In/copy màu, scan màu.
• Độ phân giải copy: 600×600 dpi.
• Độ phân giải in: 1200×1200 dpi.
• Độ phân giải scan: 1200×1200 dpi.
• Copy/in liên tục: 99 tờ.
• HDD: 120 Gb.
• Khổ giấy: B5 – A4.
• Tốc độ copy/in: 30 bản/phút.
• Khay giấy: 250 tờ.
• Thu nhỏ/phóng to: 25%-400%
• Trọng lượng: 43 kg.

2. Máy photocopy A3

Ricoh Aficio MP 2001SP

• Chức năng: In/photo trắng đen hai mặt, scan màu mạng.
• Độ phân giải: 600×600 dpi.
• Copy/in liên tục: 999 tờ.
• Thu nhỏ/phóng to: 50%-200%.
• HDD: 1Gb.
• Khay giấy tiêu chuẩn: 2×250 tờ.
• Khay giấy tay: 100 tờ.
• Khay giấy ra: 350 tờ.
• Khổ giấy: A6-A3.
• Định lượng giấy: 60-105 gsm.
• In trực tiếp từ USB/SDcard.

Ricoh MP C5503

• Chức năng: copy màu, in màu, scan màu mạng.
• Tích hợp bộ nạp và đảo 2 mặt bản gốc, đảo 2 mặt bản sao.
• Khổ giấy tối đa: A3.
• Tốc độ photo/in: 55 bản/phút.
• Khay giấy vào: 2×550 tờ.
• Khay giấy tay: 100 tờ.
• Tự động chọn khổ giấy.
• Thu nhỏ/phóng to: 25%–400%.
• Copy/in liên tục: 999 tờ.
• Độ phân giải: 600 dpi.
• RAM: 2Gb; HDD: 250Gb.

Nếu bạn đang cân nhắc nên chọn dịch vụ thuê máy photocopy hay là mua nó, Đức Lan chúc bạn có quyết định đúng nhất và hân hạnh được đồng hành cùng bạn.

Vui lòng liên hệ với Đức Lan qua hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí và nhanh nhất.

Công ty thương mại và dịch vụ Đức Lan

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh TP. HCM.

Điện thoại bàn: 028 62589736 – 028 62589737 – 028 62589738

Fax: 028 62589735.

Hotline: 0938114403 – 0983114403. Gặp Ms LAN.

Website: https://ricohhcm.vn