Là một trợ thủ đắc lực cho người dùng, đặc biệt là với doanh nghiệp, máy photocopy văn phòng dần trở thành một thiết bị không thể thiếu hiện nay.
Tuy điểm chung sẽ nhu cầu in ấn và sao chụp nhưng tùy theo quy mô của mỗi doanh nghiệp, nhu cầu cụ thể, nguồn kinh phí, và cả không gian bố trí… mà mỗi người dùng sẽ có sự lựa chọn khác nhau.
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều thương hiệu máy photocopy văn phòng như Ricoh, Toshiba, Canon… và mỗi thương hiệu cũng có rất nhiều dòng sản phẩm đáp ứng cho nhu cầu đa dạng của khách hàng. Nhưng đôi khi chính điều này lại khiến cho người dùng bối rối, không biết nên chọn sản phẩm nào là hợp lí nhất.
Vậy trước tiên, ta cần hiểu khái niệm về máy photocopy văn phòng là gì?
Máy photocopy văn phòng là gì
Cấu tạo
Máy photocopy văn phòng là một thiết bị có thiết kế nhỏ gọn bao gồm 5 bộ phận chính chủ chốt là: trống, lô sấy, lô ép, mực in và bột từ. Trong đó:
- Trống: là bộ phận quan trọng nhất, có nhiệm vụ chuyển đổi hình ảnh từ bản gốc đến giấy in.
- Lô sấy: là bộ phận có hình trụ tròn, được chế tạo bằng hợp kim nhôm và có khả năng dẫn điện cực kỳ tốt, có nhiệm vụ sinh ra nhiệt độ cao giúp đun chảy các hạt mực.
- Lô ép: được chế tạo chủ yếu từ cao su, có chức năng ép các hạt mực lên giấy in sau khi hạt mực đã được lô sấy đun nóng chảy. lô ép có vị trí song song với lô sấy, tiếp xúc trực tiếp và hoạt động kết hợp với nhau.
- Mực in: có dạng bột và được chế tạo từ hoạt chất có thành phần chủ yếu là cacbon, có chức năng thể hiện hình ảnh lên giấy in thành bản sao sau khi được lô sấy đun nóng chảy.
- Bột từ: là những hạt sắt cực kỳ nhỏ, có từ tính cao, thực hiện nhiệm vụ mang các hạt mực đến trống.
Ngoài ra là rất nhiều các bộ phận khác như: khung máy sensor, bánh răng, đèn quét, hộp mực, gương… . Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm một vai trò khác nhau.
Nguyên lý hoạt động của máy photocopy văn phòng
Máy photocopy văn phòng hoạt động dựa trên nguyên lý của lực tĩnh điện và quang dẫn, hiện nay đa số các máy photocopy đều được ứng dụng công nghệ Xerography, hay còn gọi là kỹ thuật photocopy khô: các hạt tích điện sẽ hút nhau rồi sau đó sắp xếp và truyền dẫn các hạt mực lên tờ giấy.
Chức năng của máy photocopy văn phòng
- Máy photocopy văn phòng có chức năng chính là sao chụp tự động, tạo bản sao cho hồ sơ sổ sách, giấy tờ, hợp đồng, cmnd….
- Ngoài ra các dòng máy photocopy văn phòng hiện nay đều được tích hợp thêm các chức năng như in ấn, nhận và gửi fax, scan…
5 tiêu chí lựa chọn dòng máy photocopy văn phòng phù hợp
Nhu cầu thực tế
Có một yếu tố chính trong việc xác định bạn cần mua máy photocopy văn phòng như thế nào, đó chính là số lượng bản in trong một khoảng thời gian nhất định.
Bạn có thể dựa trên số liệu của máy photocopy cũ hiện đang dùng bằng cách nhấn vào nút User Tools/Counter trên màn hình của máy, sau đó chọn Counter, bạn sẽ có số lượng bản in cụ thể.
Nếu bạn chưa từng sở hữu một chiếc máy photocopy, thì có một mẹo nhỏ là hãy bắt đầu lưu trữ các hóa đơn dịch vụ in ấn của mình lại trong vòng vài tháng, bạn sẽ tính được số bản in dự toán.
Giá máy và nguồn kinh phí hiện có
Một khi xác định rõ được nhu cầu cụ thể của mình, người dùng sẽ thu gọn các lựa chọn, tìm được những dòng máy photocopy phù hợp hơn. Rồi từ đó dựa vào nguồn kinh phí hiện có để chọn một chiếc máy photocopy phù hợp nhất.
Hiện nay trên thị trường các dòng máy photocopy văn phòng rất đa dạng về mẫu mã chức năng cũng như giá thành phù hợp với nhiều phân khúc khách hàng khác nhau. Vậy nên, không hẳn máy đắt tiền là đã tốt, và máy rẻ thì sẽ nhanh hư, mà quan trọng là bạn đang cần chiếc máy có chức năng gì và để làm gì?
Độ bền – Thương hiệu
Độ bền của máy là yếu tố khá quan trọng, nhất là với các doanh nghiệp có số lượng bản in lớn.
Trên thị trường máy photocopy hiện nay có các thương hiệu lớn như: Ricoh, Toshiba, Canon,… và mỗi thương hiệu sẽ có ưu nhược điểm riêng. Trong đó máy photocopy văn phòng thương hiệu Ricoh nổi tiếng với sự bền bỉ, hoạt động êm ái, nhiều chức năng và tiết kiệm điện.
Độ phân giải của máy
Độ phân giải của máy photocopy – được tính bằng đơn vị DPI (Dots Per Inch) được hiểu nôm na là số lượng hạt mực bao phủ trên 1 inch vuông bề mặt giấy.
Độ phân giải của máy tỉ lệ thuận với số lượng hạt mực trên 1 inch giấy: số lượng hạt mực càng lớn thì độ phân giải – DPI càng lớn, hình ảnh bản chụp càng sắc nét và ngược lại.
Thông thường độ phân giải 300 DPI đến 600 DPI đáp ứng được nhu cầu cơ bản của giới văn phòng với bản in trắng đen. Độ phân giải từ 1200 DPI sẽ giúp bạn in những hình ảnh, văn bản cực kì sắc nét, phù hợp với các doanh nghiệp chuyên về in ấn, sách báo, nghệ thuật…
Chức năng của máy
Tùy vào nhu cầu cụ thể mà bạn lựa chọn dòng máy đơn năng (photocopy, in, scan) hay đa năng (photocopy, scan, in, fax, mail…)
Máy càng đa chức năng thì càng hỗ trợ bạn tốt hơn, hạn chế phải mua sắm thêm các loại máy khác, tiết kiệm thời gian và tăng đáng kể năng suất của công việc, do đó giá thành của các loại máy photocopy văn phòng đa năng cũng sẽ cao hơn.
Trên đây là một số khái niệm cơ bản về máy photocopy và các tiêu chí cơ bản nhưng rất quan trọng khi người dùng chọn mua một chiếc máy photocopy cho mình.
Ricohhcm là một doanh nghiệp chuyên mua bán, thanh lý và cho thuê máy photocopy của thương hiệu Ricoh. Trải qua 16 năm hoạt động với phương châm đặt quyền lợi của khách hàng lên đầu, Ricohhcm tự tin sẽ trở thành nơi cung cấp máy photocopy văn phòng uy tín cho doanh nghiệp của bạn.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ qua số Hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí, 24/7. Ricohhcm hân hạnh phục vụ bạn.
