Nên mua trả góp hay sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu?

Nên mua trả góp hay sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu?

In ấn, sao chụp các loại tài liệu – văn bản là công việc không thể tách rời hoạt động văn phòng của bất kỳ tập thể công sở hay doanh nghiệp nào hiện nay.

Máy in chỉ đáp ứng được việc riêng ở gia đình hoặc văn phòng nhỏ. Còn đối với công sở, doanh nghiệp lớn đòi hỏi thường xuyên in ấn – sao chụp thì đây phải là nhiệm vụ của máy photocopy. Việc sử dụng máy, nhất là máy photocopy màu ngay tại văn phòng đã và đang trở nên vô cùng phổ biến.

Vậy mua, hay sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu để thực hiện tác vụ văn phòng này?

Có thể mua máy nếu dư dả về mặt tài chính

Lựa chọn này có những ưu điểm sau:

• Sở hữu một máy photocopy với chức năng và chất lượng như mong muốn.
• Đặc biệt những máy photocopy hiện đại ngày nay ngoài chức năng in ấn và photo còn có thể scan tài liệu và chia sẻ dữ liệu và nhất là có thể làm việc qua mạng. Bạn không cần bất kỳ máy móc khác nào trong văn phòng nữa.
• Làm chủ và bảo mật hoàn toàn công việc của mình, không sợ rò rỉ thông tin.

Tất nhiên để có được những thuận lợi như trên bạn cũng phải đánh đổi:

• Phải đầu tư ban đầu một khoản chi phí lớn.
• Phải có một khoảng không gian đặt máy với một số yêu cầu về môi trường cho máy hoạt động.
• Phải thường xuyên chăm sóc, bảo trì bảo dưỡng nó.
• Tương tự các thiết bị công nghệ khác hiện nay, máy photocopy của bạn sau một thời gian sẽ trở nên lạc hậu và sẽ không còn đáp ứng được nhu cầu nữa. Điều đáng buồn là không thể nâng cấp nó, trừ khi đổi máy mới.

Cũng có thể mua bằng hình thức trả góp

Hình thức mua máy trả góp là lựa chọn ưu tiên khi bạn không có nhiều dòng tiền hoặc là một doanh nghiệp mới, có nhu cầu in ấn thường xuyên nhưng lại có nhiều khoản phí khác cũng phải được chi.

Trả góp giúp bạn sở hữu một chiếc máy photocopy như mong muốn với khoản chi phí đầu tư ban đầu hợp lý.

Mua máy trả góp vẫn được hưởng các chế độ bảo hành của nhà cung cấp như khi mua với hình thức thông thường. Chất lượng của các dòng sản phẩm đều như nhau, không có gì khác biệt.

Vấn đề ở chỗ lựa chọn này còn có hạn chế riêng của nó: Bạn phải đạt được các tiêu chuẩn của công ty tài chính, ngân hàng cho vay. Ngoài ra, mức lãi suất sẽ không nhỏ nếu kéo dài thời gian trả góp với số tiền vay lớn.

Sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu là sự lựa chọn tối ưu nhất

1. Ưu điểm:

Không tốn chi phí đầu tư:

• Số tiền phải bỏ ra để mua máy là không hề rẻ, mua trả góp cũng thế thôi. Máy có giá dao động từ vài chục đến một vài trăm triệu đồng. Mức chi tiêu này đa phần các công ty, doanh nghiệp đều ngần ngại, nhất là các công ty vừa và nhỏ có nhu cầu in ấn ngay tại văn phòng.
• Lời giải bài toán tối ưu nhất chính là dịch vụ cho thuê máy photocopy màu. Bạn không tốn chi phí đầu tư. Thay vào đó, mỗi tháng chỉ cần chi trả tiền thuê tùy thuộc vào loại máy và cấu hình của nó.
• Phần phí thuê máy này nhỏ, phù hợp với hầu hết mọi văn phòng hiện nay. Điều này đặc biệt hữu ích đối với người dùng cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ, và có lẽ là động lực chủ yếu để bạn cân nhắc có nên chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy màu hay không.

Chi phí dùng máy được dự đoán trước:

• Hợp đồng thuê máy bao gồm: phí định kỳ, phí vật tư (giấy, mực), phí bảo trì, sửa chữa và được thống nhất giữa bạn với nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy màu.
• Với việc biết chính xác số tiền phải trả trong một tháng sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ chi tiêu, và rất có ý nghĩa cho việc hạch toán ngân sách của bạn.

Không tốn thêm chi phí bảo dưỡng hay thay thế vật tư:

• Thông thường máy photocopy mới chỉ hoạt động tốt nhất trong một khoảng thời gian nhất định (khoảng 2-3 năm đầu sử dụng). Sau đó các linh kiện trong máy bắt đầu hao mòn và phát sinh lỗi với tần suất ngày càng thường xuyên hơn. Nếu là máy của bạn, bạn không chỉ mất thời gian đợi sửa máy mà còn tốn phí sửa chữa (không nằm trong dự toán).
• Trong khi đó, máy thuê được nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy màu bảo dưỡng định kỳ, linh kiện sắp hỏng sẽ được thay trước khi nó làm máy hỏng. Bạn không bị lỡ việc. Đây cũng là lý do thiết thực để bạn quyết định nên chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy màu thay vì mua nó.

Được sử dụng những dòng máy hiện đại và thay đổi đời máy phù hợp với nhu cầu thực tế:

• Không phải cứ máy thuê là máy cũ hoặc kém chất lượng, bạn luôn luôn có những đời máy cao nhất để chọn.
• Tuy nhiên máy photocopy đáp ứng được nhu cầu của người dùng trong một thời gian nhất định rồi sẽ trở nên lỗi thời. Nếu là máy thuê, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ đổi máy khác có đời cao hơn.

Được hỗ trợ xử lý sự cố một cách nhanh chóng

• Bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ nhanh hơn, giảm thiểu thời gian gián đoạn công việc do lỗi máy.
• Bạn nên chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy màu nếu không muốn lãng phí thời gian chờ đợi, làm ảnh hưởng tiến độ công việc của mình.

2. Hạn chế:

• Bạn sẽ có một hợp đồng thuê với dịch vụ cho thuê máy photocopy màu mà trong đó có nhiều điều khoản ràng buộc.
• Ở một góc độ nào đó điều này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc của bạn.

Qua phân tích đặc điểm của mỗi phương án dùng máy trên đây, có lẽ bạn đã có quyết định rồi.

Thực tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều tìm đến dịch vụ cho thuê máy photocopy màu thay vì sở hữu nó vì đây là giải pháp dùng máy có hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Photocopy Đức Lan sẵn sàng phục vụ bạn

Qua gần 20 năm hình thành và phát triển, công ty Đức Lan đã khẳng định được tên tuổi của mình, là địa chỉ mua, bán và là nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy màu chất lượng cao được khách hàng tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận tin cậy hợp tác.

Đức Lan hân hạnh đồng hành và cam kết:

• Đội ngũ nhân viên tư vấn, kỹ thuật viên dày kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm của Đức Lan sẽ tư vấn giúp bạn chọn được máy phù hợp với giá cả tốt nhất.
• Với đầy đủ các dòng máy đời mới và chất lượng nhất, Đức Lan sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu: Kinh doanh dịch vụ photocopy, văn phòng công sở, doanh nghiệp, … .
• Máy cho thuê đều là máy photocopy laser được nhập khẩu nguyên chiếc với tiêu chuẩn và chất lượng rất cao, hoạt động bền bỉ.
• Sau khi ký hợp đồng máy sẽ được kỹ thuật viên bàn giao, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và đi dây mạng miễn phí tại văn phòng của bạn ngay trong ngày hoặc vào bất kỳ thời gian nào bạn muốn.

Với hợp đồng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu, Đức Lan có trách nhiệm:

• Cung cấp máy photocopy đúng theo yêu cầu.
• Bảo trì, bảo dưỡng máy định kỳ để máy luôn vận hành với chất lượng cao nhất.
• Định kỳ thay mực và cung cấp vật tư tiêu hao.
• Thay thế phụ tùng, linh kiện nếu cần để đảm bảo chất lượng bản in của máy luôn tốt nhất.
• Khi sử dụng nếu máy gặp sự cố, kỹ thuật viên sẽ đến hỗ trợ ngay và khắc phục máy trong thời gian sớm nhất.
• Còn nếu thời gian sửa chữa máy có thể lâu thì Đức Lan sẽ đổi máy khác có đời tương đương hoặc mới hơn để bạn dùng.

Một số điều bạn cần chú ý trước khi tìm đến dịch vụ cho thuê máy photocopy màu

1. Mục đích dùng máy

Cần xác định chính xác nhu cầu sử dụng của mình trước khi đến với dịch vụ cho thuê máy photocopy màu (Có cần photo màu không? Cần in màu hay chỉ cần in đen trắng? Có cần thêm các tính năng scan, fax?)

Nhân viên tư vấn sẽ giúp chọn đúng cấu hình máy bạn cần nếu bạn cho họ biết bạn sẽ dùng máy để làm những công việc gì.

2. Kích thước giấy in

Một số máy loại nhỏ chỉ in/photo được các loại giấy A4, A5,… Nếu chỉ cần in/photo giấy tờ, chứng từ thông thường thì nên chọn loại thuê máy mini để tiết kiệm chi phí.

Nếu bạn mở dịch vụ in ấn hoặc doanh nghiệp phải dùng nhiều loại giấy có kích thước khác nhau, thì hãy nhờ dịch vụ cho thuê máy photocopy màu tư vấn loại máy đáp ứng được nhiều khổ giấy hơn.

3. Máy có chức năng kết nối với các thiết bị khác hay không

Với sự bùng nổ công nghệ số như hiện nay, máy photocopy cần có khả năng đồng bộ và kết nối được với máy tính, điện thoại thông minh, máy fax, … để tối ưu hóa quá trình quản lý và trao đổi dữ liệu.

4. Kích thước máy

Máy có công suất và chất lượng bản in càng tốt thì càng cồng kềnh và nặng nề, chiếm càng nhiều không gian. Cần cân nhắc cả 3 kích thước: dài – rộng – cao để chọn máy phù hợp nhất.

5. Công suất máy

Nếu bạn kinh doanh dịch vụ, hoặc doanh nghiệp bạn cần in/photo một lượng lớn văn bản tài liệu thì công suất máy là cực kỳ quan trọng, nó ảnh hưởng đến chính doanh thu của bạn. Bạn phải thuê máy công suất lớn.

Thông thường các cửa hàng photocopy sẽ chọn các loại máy có công suất photo từ 50-70 bản/phút.

6. Định mức dùng khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu

Khi thuê máy, định mức sử dụng được thống nhất rõ trong hợp đồng. Thường là khoảng 4000 bản/tháng, nếu sử dụng quá định mức khi ký hợp đồng, bạn sẽ phải trả thêm 1 khoản tiền của phần in ấn dư ra đó.

7. Chi phí thuê máy

Mặc dù chi phí thuê máy không nhiều, nhưng chọn thuê được máy đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng với một mức giá tốt nhất là điều mà bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào cũng phải tính toán.

Công suất càng cao, chất lượng bản in càng tốt thì giá thuê máy càng cao. Vì vậy việc tìm được một dịch vụ cho thuê máy photocopy màu uy tín là rất quan trọng.

Một số mã máy bạn có thể chọn lựa khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu

1. Ricoh Pro C5100S

Ricoh Pro C5100S có khả năng kéo giấy mạnh mẽ (có thể in được giấy couche C 300gsm) và xử lý bản in với khổ giấy rất đa dạng.

• Chức năng: In màu, copy màu, scan màu mạng.
• Tốc độ in/copy: 65 bản/phút.
• Độ phân giải: 1200×4800 dpi.
• Phóng to/thu nhỏ: 25–400%.
• Khay giấy tiêu chuẩn: 550 tờ x 2.
• Khay phụ: 250 tờ.
• Khổ giấy: A6-A3.

2. Ricoh Aficio MP C6000

Ricoh Aficio MP C6000 là dòng máy kỹ thuật số có thời gian khởi động ngắn, tính năng điều chỉnh tự động và tự động phối màu.

• Chức năng: In màu, copy màu, scan màu mạng.
• Tích hợp ARDF và Auto Duplex.
• Độ phân giải: 600×600 dpi.
• Khổ giấy: A6-A3.
• Tốc độ copy/in: 60 bản/phút.
• Thời gian copy bản đầu: 5.7s
• Phóng to/thu nhỏ: 25–400%.
• Khay giấy: 550 tờ x 2.
• Khay tay: 100 tờ.

3. Ricoh Aficio MP C4504

Là máy photocopy A3 chuyên nghiệp với rất nhiều ưu điểm nổi bật, Ricoh MP C4504 là lựa chọn tối ưu nhất cho các doanh nghiệp có nhu cầu in ấn trên mức trung bình (60–90 reams giấy/tháng).

• Chức năng: In màu, copy màu, scan màu mạng.
• Tích hợp ARDF và Auto Duplex.
• Khổ giấy: A6-A3.
• Tốc độ copy/in: 45 bản/phút.
• Khay giấy vào: 550 tờ x 2.
• Khay giấy tay: 100 tờ.
• Phóng to/thu nhỏ: 25–400%.
• Độ phân giải: 600 dpi.

4. Ricoh Aficio MP C6502

Ricoh MP C6502 là dòng máy công nghiệp công suất lớn, lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp có nhu cầu in ấn mức trên trung bình (120–140 reams giấy/tháng) với hệ thống cấp mực trực tiếp.

• Chức năng: In màu, copy màu, scan màu mạng.
• Tích hợp ARDF và Auto Duplex.
• Khổ giấy: A6-A3.
• Tốc độ copy/in: 65 bản/phút
• Khay giấy: 1 khay đôi: 2×1.550 = 3.100 tờ.
• Khay giấy tay: 100 tờ.
• Phóng to/thu nhỏ: 25–400%.
• Độ phân giải: 600×600 dpi.

Trên đây là bài viết về lựa chọn giữa mua máy trả góp và sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy màu, Đức Lan chúc bạn có quyết định đúng nhất và hân hạnh được đồng hành cùng bạn.

Vui lòng liên hệ với Đức Lan qua hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí và nhanh nhất.

 

Công ty thương mại và dịch vụ Đức Lan

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh TP. HCM.

Điện thoại bàn: 028 62589736 – 028 62589737 – 028 62589738

Fax: 028 62589735.

Hotline: 0938114403 – 0983114403. Gặp Ms LAN.

Website: https://ricohhcm.vn