Có nên sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy mini không?

Có nên thuê máy photocopy mini không?

Tác vụ ở văn phòng công sở, doanh nghiệp hiện nay thường được người dùng đáp ứng bằng cách mua hoặc thuê một vài máy photocopy có các tính năng phù hợp thay vì dùng các dịch vụ bên ngoài bởi ở góc độ kinh doanh là không kinh tế, có thể mất thời gian và tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu.

Vậy lựa chọn nào là tối ưu: Sở hữu hay thuê?, “Loại máy gì?”

Bạn cùng Photocopy Đức Lan đi tìm quyết định đúng đắn nhé. Chúng ta sẽ trả lời câu hỏi của không ít người dùng: “Tôi nên thuê một máy photocopy hay mua máy mới?”; “Tôi có nên thuê máy photocopy mini không?“

Tôi nên thuê một máy photocopy hay mua mới?

Mua hay thuê thì tốt hơn? Trước hết Đức Lan sẽ phân tích ưu điểm và hạn chế của mỗi phương án

Mua máy:

1. Chi phí mua

• Giá máy photocopy có thể rất khác nhau dựa vào loại mà bạn chọn. Máy càng bền bỉ, hiệu năng càng cao thì giá cũng cao. Bạn phải bỏ ra một khoản tiền ban đầu nhưng về lâu dài nó lại giúp bạn chủ động được thời gian và công việc đạt hiệu quả cao, bản chất chính là tiết kiệm chi phí sản xuất cho bạn.
• Máy thuộc phân khúc thấp có thể in khoảng 20 bản/phút và khoảng 10.000 bản sao/tháng, giá dao động từ 10-30 triệu.
• Máy tầm trung với tốc độ xử lý 35 bản/phút thì có thể đến khoảng 60 triệu.
• Những dòng máy photocopy cao cấp có thể xử lý đến 60 bản/phút hoặc hơn nữa sẽ có giá cả trăm triệu. Dòng này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp lớn, đòi hỏi số lượng in nhiều và liên tục.

2. Ưu điểm

• Bạn là chủ sở hữu máy nên có thể làm bất kỳ việc gì, khi nào và bao lâu là tùy bạn. 
• Không bị ràng buộc giấy tờ: Bạn không bị ai yêu cầu lý giải dùng nó như thế nào, dùng làm gì, trong bao lâu… .  
• Khấu trừ thuế: Nếu bạn làm doanh nghiệp thì toàn bộ chi phí mua thiết bị mới sẽ được khấu trừ thuế. Còn với hợp đồng thuê máy, bạn chỉ có thể khấu trừ số tiền trả hàng tháng thôi.

3. Hạn chế

• Máy sẽ hao hụt giá trị theo thời gian. Cũng như máy tính hay nhiều loại tài sản khác, máy photocopy là thiết bị giảm nhanh giá trị chỉ trong thời gian ngắn và ngày càng giảm.
• Hiện nay công nghệ phát triển rất nhanh. Hàng năm có nhiều mẫu mới được ra mắt với những tính năng hay hơn, ưu việt hơn. Máy photocopy của bạn đang sở hữu sau một thời gian sẽ lỗi thời, và hoàn toàn không thể nâng cấp.

 Thuê máy:

1. Chi phí thuê

Chi phí thuê tùy thuộc vào loại máy bạn chọn. Giá thuê máy có thể ở mức từ vài trăm ngàn cho đến vài triệu đồng/tháng. Thông thường với hợp đồng thời gian thuê càng dài thì giá sẽ càng tốt hơn.

2. Ưu điểm

• Bạn không tốn chi phí đầu tư: Thuê máy photocopy giúp bạn không tốn quá nhiều tiền để được sử dụng nó. Điều này đặc biệt hữu ích đối với người dùng cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều dòng tiền.
• Chi phí dùng máy được dự đoán trước: Rất có ý nghĩa cho hạch toán ngân sách của bạn. Hợp đồng thuê máy photocopy bao gồm phí định kỳ, phí vật tư (giấy, mực) và phí bảo trì, sửa chữa. Bạn biết chính xác số tiền bạn phải trả trong một tháng, giúp bạn kiểm soát chặt chi tiêu. 
• Bạn sẽ được dùng những đời máy cao nhất: Máy photocopy đáp ứng được nhu cầu của bạn trong một thời gian nhất định rồi sẽ trở nên lỗi thời. Nếu là máy thuê, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ đổi máy khác có đời cao hơn.
• Bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp dịch vụ nhanh hơn, giảm thiểu thời gian gián đoạn công việc do lỗi máy. Đây chính là điều tốt nhất khi bạn chọn phương án dùng máy photocopy thuê.

3. Hạn chế

• Chi phí dài hạn sẽ cao hơn: Nếu bạn dùng máy thuê trong một thời gian quá dài, chẳng hạn 5 năm thì tiền thuê có thể đã đủ để bạn mua một chiếc máy.
• Bạn sẽ có một hợp đồng thuê với nhiều điều khoản ràng buộc, có thể ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc của bạn.

Qua phân tích đặc điểm của mỗi phương án dùng máy trên đây, có lẽ bạn đã cân nhắc và quyết định mua hay thuê máy photocopy được rồi. Tất nhiên việc mua hay thuê còn phụ thuộc vào sở thích của bạn nữa.

Thực tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều thuê, ngay cả thuê máy photocopy mini thay vì sở hữu nó vì với bài toán kinh tế, đây là giải pháp dùng máy có hiệu quả và tiết kiệm nhất.

Tôi có nên thuê máy photocopy mini không?

Sau khi quyết định mua, hay thuê máy; chúng ta lại đứng trước một lựa chọn nữa: Dùng máy photocopy truyền thống hay máy mini thì tốt hơn? Nếu thuê thì có nên thuê máy photocopy mini không?

Lựa chọn của bạn cũng sẽ xuất phát từ việc tìm hiểu ưu điểm và hạn chế của máy photocopy mini so với máy truyền thống.

1. Ưu điểm:

• Kích thước máy nhỏ gọn, chiếm không gian không đáng kể. Thậm chí bạn có thể đặt nó ở góc bàn làm việc.
• Máy hoạt động êm, không gây tiếng ồn có thể ảnh hưởng công việc chung.
• Có thể cho rằng máy mini là phiên bản thu gọn của máy photocopy truyền thống với công suất và tốc độ thấp hơn. Tuy vậy nó vẫn được tích hợp đủ các tính năng phổ biến của dòng máy truyền thống như photo màu, in màu, in mạng,  scan màu, in đảo mặt tự động, … .
• Thao tác nạp mực dễ dàng, nhanh chóng.
• Chi phí mua hay thuê máy photocopy mini đều rẻ hơn nhiều so với máy truyền thống. Chỉ cần khoảng 10 triệu là bạn đã có thể sở hữu một máy mới. Máy dùng rồi còn rẻ hơn nữa.
• Nhiều dòng máy mini của các thương hiệu nổi tiếng như Ricoh có đầy đủ tính năng, đảm bảo chất lượng in ấn tốt và ít hư hỏng trong quá trình sử dụng.

2. Hạn chế:

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, máy photocopy mini cũng có những hạn chế nhất định: 

• Do nhỏ gọn nên tốc độ, tính năng và công suất máy sẽ hạn chế hơn so với máy truyền thống:

• Tốc độ photo/ in của chúng chỉ khoảng 20 – 30 bản/phút.
• Không có nhiều dòng máy mini hỗ trợ đủ các tính năng cao cấp như in/photo đảo mặt tự động, hay tính đa nhiệm như vừa in, vừa scan và photo.
• Thường công suất chỉ cỡ 10.000 bản/tháng.

• Mỗi lần nạp mực chỉ dùng được khoảng 8000 – 10000 bản in.
• Khổ giấy tiêu chuẩn thường chỉ là A5, A4.

Vậy thì có nên thuê máy photocopy mini không?

Hiện nay, đối tượng chủ yếu sở hữu hoặc thuê máy photocopy mini là công sở, doanh nghiệp không đòi hỏi in ấn/ photo nhiều hoặc có không gian văn phòng nhỏ, hay được các gia đình sử dụng.

Mua hoặc thuê máy photocopy mini để dùng không phải là sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp lớn, photo/ in ấn nhiều và liên tục. 

Những dòng máy photocopy mini đang được tin dùng

Nếu mua hay thuê máy photocopy mini là đủ đáp ứng nhu cầu công việc của bạn, Đức Lan giới thiệu với bạn một số mẫu máy hiện đang được nhiều người dùng ưa chuộng:

1. Ricoh Aficio MP 201SPF

Ricoh MP 201SPF rất phù hợp với những văn phòng nhỏ hoặc dùng cho cá nhân.

Máy được sản xuất theo công nghệ mới, thân thiện với môi trường và tiết kiệm năng lượng với hệ thống tái sử dụng mực thải.

Thông số kỹ thuật:

• Chức năng: Copy – in mạng đơn sắc, scan màu, fax.
• Bộ nạp và đảo 2 mặt bản gốc: Có sẵn.
• Chức năng đảo 2 mặt bản sao: Có sẵn.
• Khổ giấy: B5 – A4.
• Tốc độ copy/in: 20 bản/phút.
• Khay giấy vào: 250 tờ
• Khay giấy tay: 100 tờ
• Thời gian khởi động: 10 giây.
• Thời gian in bản đầu tiên: 7.5 giây.
• Định lượng giấy: 60 – 90 g/m², khay tay: 60 – 158 g/m².
• Thu nhỏ/phóng to: 50% – 200%.
• Sao chụp liên tục: 99 tờ.
• Độ phân giải: 600 x 600 dpi.
• Dung lượng bộ nhớ: 256 Mb.
• Chức năng chia bộ bản sao điện tử.
• Chức năng tiết kiệm điện năng.
• Hệ thống tái sử dụng mực thải.
• Kích thước (W x D x H): 485 x 450 x 481 mm.
• Trọng lượng: 29 kg.

2. Ricoh Aficio MP 301SPF

Ricoh MP 301SPF thuộc dòng máy photocopy đơn sắc đa năng để bàn hỗ trợ kích thước giấy tối đa là A4. Tuy có thiết kế nhỏ gọn, máy vẫn được tích hợp màn hình cảm ứng màu 4.3’’:

Mục tiêu của dòng sản phẩm này là thay thế máy in văn phòng thông thường,

Với cơ chế in đảo mặt tự động và các hệ thống chống kẹt giấy, chống bám mực, tái sử dụng mực thải; Ricoh Aficio MP301SPF chắc chắn là sản phẩm mà bất kỳ văn phòng nào cũng nên có.

Thông số kỹ thuật:

• Chức năng: Copy – in mạng đơn sắc, scan màu, fax.
• Thời gian khởi động: 23 giây.
• Thời gian in bản đầu tiên: 6 giây.
• Tốc độ copy/in: 30 bản/phút.
• Sao chụp liên tục: 99 tờ.
• Độ phân giải: 600 x 600 dpi.
• Thu nhỏ/phóng to: 50% – 400%.
• Dung lượng bộ nhớ: 1024 Mb, ổ cứng HDD: 128 Gb
• Kết nối: USB 2.0, Ethernet 10 base-T/100 base-TX
• Kích thước (W x D x H): 476 x 450 x 451 mm
• Trọng lượng: 26 kg.
• Nguồn điện: 220 – 240V, 50/60Hz

3. Ricoh Aficio MP C305SP

Ricoh MP C305SP sở hữu màn hình cảm ứng 4.3 inches rất thân thiện. Các chức năng in, copy hay scan được thực thi chỉ cần vài lần nhấn chọn. Nếu bạn không phải là doanh nghiệp lớn thì mua hoặc thuê máy photocopy mini như vậy sẽ đáp ứng trọn vẹn công việc.

Tuy là máy photocopy mini với kiểu dáng nhỏ gọn, MP C305SP vẫn được trang bị các tính năng cao cấp như copy đảo mặt tự động, khay nạp bản gốc tự động.

Thông số kỹ thuật:

• Chức năng: in màu, copy màu, scan màu.
• Độ phân giải copy: 600 × 600 dpi.
• Độ phân giải in: 1200 × 1200 dpi.
• Độ phân giải scan: Tối đa 1200 × 1200 dpi.
• Sao chụp liên tục: 99 tờ.
• Thời gian khởi động: 23 giây
• Thời gian in bản copy đầu tiên: 11 giây với chế độ màu; 9 giây nếu in đơn sắc.
• Dung lượng bộ nhớ: 120 Gb.
• Khổ giấy: B5 – A4.
• Tốc độ copy/in: 30 bản/phút.
• Khay giấy tiêu chuẩn: 250 tờ.
• Thu nhỏ/phóng to: 25% – 400%
• Trọng lượng: 43 kg.

4. Toshiba e-Studio 263CS

Toshiba e-Studio 263CS nhỏ gọn, dễ sử dụng nhưng có đầy đủ các tính năng hiện đại. Nếu không phải in ấn/photo nhiều và liên tục thì tối ưu nhất là mua hoặc thuê máy photocopy mini như thế này.

Thông số kỹ thuật:

• Chức năng: in màu, copy màu, scan màu.
• Khổ giấy: B5 – A4.
• Thời gian khởi động: 32 giây.
• Tốc độ copy/in đơn sắc: 30 bản/phút, copy/in màu: 26 bản/phút.
• Khay giấy tiêu chuẩn: 350 tờ.
• Khay giấy mở rộng: 880 tờ.
• Định lượng giấy tối thiểu: 64 g/m²
• Định lượng giấy tối đa: 220 g/m²
• Độ phân giải sao chép: 600 dpi.
• Độ phân giải in: 1.200 dpi.
• Độ phân giải scan: 600 dpi.
• Kích thước (W x D x H): 427 x 509 x 444 mm
• Trọng lượng: 29 kg

 

Đức Lan là công ty chuyên nhập khẩu, mua bán và cho thuê máy photocopy các loại với chất lượng cao tại thành phố hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận với kinh nghiệm gần 20 năm.

Nếu bạn cần mua hoặc thuê máy photocopy mini thì Đức Lan là một thương hiệu uy tín để bạn lựa chọn. Chúng tôi hân hạnh được đồng hành cùng bạn.

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với Đức Lan qua hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí và nhanh nhất.

 

Công ty thương mại và dịch vụ Đức Lan

Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh TP. HCM.

Điện thoại bàn: 028 62589736 – 028 62589737 – 028 62589738

Fax: 028 62589735.

Hotline: 0938114403 – 0983114403. Gặp Ms LAN.

Website: http://ricohhcm.vn