Tại sao phải chú ý tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả?
Hàng tháng các văn phòng thường tốn một khoản chi không nhỏ cho in ấn, photo tài liệu như: Khấu hao máy móc, tiền điện, bảo dưỡng và sửa chữa máy, mực và giấy in… .
Lượng tài liệu, văn bản in ấn càng nhiều thì khoản chi này càng lớn. Nếu không quản lý và sử dụng tài nguyên hợp lý thì từ công việc “bàn giấy văn phòng” này có thể xuất hiện sự thất thoát lớn về kinh tế.
Tìm và thực hiện các biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả là một trong những cách thức hữu hiệu nhất để chống sự lãng phí này.
- Trước hết, tìm cách tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả chính là làm giảm chi phí mua giấy và nạp mực hàng tháng cho văn phòng, công ty, doanh nghiệp của bạn.
- Kế tiếp, tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nghĩa là không phung phí nguồn năng lượng hoạt động của máy móc, tránh phát sinh nhiều chi phí không đáng chi. Máy cũng được nghỉ ngơi, không làm việc quá tải dễ dẫn đến hư hao.
- Cuối cùng, chú ý tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nghĩa là bạn đang chung tay bảo vệ môi trường sống của mình: Không hoang phí tài nguyên rừng hiện đang ngày càng cạn kiệt.
Sử dụng giấy tiết kiệm không chỉ giúp bạn không lãng phí chi phí, mà còn tác động tích cực đến môi trường chung. Hy vọng một số thủ thuật tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả sau đây của Photocopy Đức Lan thực sự hữu ích cho bạn.
Một số biện pháp tiết kiệm giấy hiệu quả
1. Tận dụng giấy cũ
Trong văn phòng chúng ta vẫn bắt gặp hình ảnh đồng nghiệp tận dụng giấy cũ đã in một mặt bằng cách in trên mặt trắng của chúng. Đây là việc làm giúp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả, nhưng trong thực tế không có nhiều người ở văn phòng làm theo. Tại sao nhỉ? Sử dụng giấy trắng 2 mặt tiện hơn nhiều so với bỏ công lưu trữ giấy cũ rồi tái sử dụng chúng!
Chỉ có điều đây là thói quen không tốt chút nào cho lợi ích chung.
Lượng giấy tiêu thụ trong văn phòng mỗi ngày rất lớn. Nếu chúng ta không thay đổi hành vi và hình thành thói quen tiết kiệm thì không chỉ làm lãng phí ngân sách cá nhân mà còn góp phần lạm dụng tài nguyên rừng.
Các tài liệu không quá quan trọng như in nháp, thông báo, lưu trữ cá nhân… đều có thể tận dụng lại mặt giấy còn trống.
2. Không in những tài liệu không cần thiết
Bên cạnh việc tận dụng giấy cũ, hạn chế in những tài liệu không cần thiết cũng là điều nên làm. Bạn hoặc đồng nghiệp đã có lần in những xấp tài liệu thật dày, mặc dù chỉ cần dùng một số ít trang trong đó thôi. Hoặc in nhiều bản hơn lượng cần thiết?
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ số; các văn bản dưới nhiều định dạng khác nhau đều có thể xem trên mọi thiết bị di động. Và với sự phát triển của điện toán đám mây, bạn dễ dàng đăng nhập vào kho dữ liệu của công ty để đọc tài liệu dù bạn đang ở đâu, không nhất thiết phải đến cơ quan hay in chúng ra.
Bạn nên chọn lọc, và chỉ in những nội dung thật sự cần thiết với số bản in vừa đủ.
3. Khai thác những tính năng hiện đại của máy
Tận dụng các tính năng ARDF (Auto Reverse Document Feeder – nạp và đảo hai mặt bản gốc tự động), Duplex và chức năng phóng to/thu nhỏ ở các máy in, máy photocopy đa năng sẽ giúp bạn không chỉ tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả mà còn tối ưu hóa thời gian làm việc.
Nếu được, bạn nên thay các thiết bị in ấn đã lỗi thời và nghèo chức năng. Chúng không chỉ làm mất thời gian, giảm hiệu suất công việc mà còn có thể làm bạn phải trả nhiều chi phí vật tư hơn. Các tính năng này được xem là bắt buộc đối với các dòng máy photocopy đa năng hiện đại. Chúng giúp bạn tối ưu hóa quá trình in và photo trên cả hai mặt giấy.
Với các dòng máy in và photocopy thông thường người dùng đều có thể in hoặc photo hai mặt thủ công. Nhưng làm vậy thì lại mất thời gian hoặc nhiều người không chú ý sử dụng. Nếu là người quản lý thiết bị trong văn phòng, bạn nên thiết đặt mặc định chức năng này khi in ấn.
Chỉ khi in những tài liệu cần thiết, thể hiện sự trang trọng mới chuyển sang in một mặt.
Với những tài liệu nội bộ, bản thảo…, bạn còn có thể sử dụng tính năng phóng to/thu nhỏ để sao chụp hai hay nhiều trang hơn lên một mặt giấy một cách dễ dàng.
In/photo tự động hai mặt giấy và in nhiều trang lên một mặt giấy là một trong những biện pháp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nhất:
- Vừa giảm chi phí giấy mực vừa tiết kiệm điện năng.
- Đặc biệt nó còn giúp giảm bớt thao tác với máy. Bạn có thể tăng tốc độ, tiết kiệm thêm thời gian cho mình và không phải chờ đợi lâu mỗi khi in ấn.
- Máy cũng được nghỉ ngơi và bạn có thời gian bảo dưỡng để chắc chắn rằng mỗi khi cần là nó hoạt động suôn sẻ.
4. Định dạng văn bản phù hợp
Một thủ thuật giúp bạn tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nữa là định dạng văn bản hợp lý khi soạn thảo:
- Chọn font chữ: Từng loại văn bản sẽ có những kiểu font chữ riêng phù hợp với nó. Hãy tìm hiểu kỹ và chọn đúng font cho văn bản của bạn. Thường trong văn bản văn phòng bạn nên dùng font rõ ràng, nét rõ.
- Cần tránh dùng các font chữ kiểu, có kích thước lớn hoặc nhìn không rõ. Các bộ font này vừa không phù hợp với nội dung tài liệu, vừa làm văn bản của bạn dài hơn bình thường và khi photo sẽ tốn rất nhiều giấy.
- Chọn font size hợp lý: Font size nhỏ quá thì văn bản khó đọc nhưng lớn quá thì trang in mất thẩm mỹ và tốn giấy tốn mực.
- Cùng với việc chọn font chữ, cỡ chữ bạn cũng cần phối hợp các hiệu ứng sao cho trang in vừa chuẩn, đẹp vừa tiết kiệm giấy mực. Chẳng hạn như tránh in đậm, in xiên quá nhiều dòng không cần thiết, khoảng cách giữa các hàng và các đoạn phải vừa vặn.
- Đặc biệt bạn phải căn lề cho chuẩn, không nên giãn cách quá nhiều. Nếu bạn sẽ in và đóng văn bản thành cuốn thì nhớ để dành phần gáy nhé, chọn chức năng Mirror margins trong hộp thoại Page Setup.
5. Sử dụng công cụ “Shrink One Page” và “Shrink to Fit”
Trong Word bạn sẽ thường gặp tình huống một nội dung không vừa vặn trong một trang giấy mà có 1, 2 dòng bị tách sang trang kế; hoặc trong trang tính Excel có thể có ô chứa nhiều ký tự và không hiển thị được (bạn sẽ thấy ở các ô đó dãy ký tự thay thế: #####) nhưng bạn không thể kéo dài kích thước ô.
Trong những trường hợp này, cứu tinh tuyệt vời cho bạn là công cụ “Shrink One Page” của Word và “Shink to Fit” của Excel. Tận dụng chúng để tối ưu hóa số trang cần in, và bạn đang tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả.
6. Sử dụng chức năng in kiểm tra (Proof Copy)
Trong công việc nhiều khi bạn cần phải in/photo tài liệu với số lượng lớn. Và nếu không may trong tài liệu có lỗi nào đó chưa phát hiện ra và bị in hàng loạt thì thật là tai họa. Bạn nên sử dụng tính năng in kiểm tra của máy photocopy.
Thử in một bản để rà soát lại thật kỹ trước khi tiến hành in hàng loạt. Với bản in thử này bạn sẽ giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa, bạn còn tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nữa.
7. Sử dụng loại giấy đạt chất lượng và bảo quản chúng đúng cách
Nhiều lỗi của máy photocopy có thể phát sinh từ các vấn đề về giấy. Nếu bạn dùng các loại giấy kém chất lượng, giấy quá mỏng hay ẩm mốc… thì máy in/photo của bạn sẽ bị kẹt giấy liên tục hoặc chất lượng bản in kém. Kết quả là bạn phải in đi in lại nhiều lần, và có thể thải ra bao nhiêu giấy kẹt.
Theo Đức Lan, một trong các biện pháp hàng đầu để tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả là sử dụng giấy chính hãng, định lượng (độ dày) của giấy nằm trong khoảng cho phép và có chế độ bảo quản chúng hợp lý.
Để giấy luôn sạch, khô ráo và không mốc, bạn cần chú ý cách lưu trữ chúng. Giấy chưa dùng cần để kín trong hộp, tuyệt đối không để trong môi trường có độ ẩm cao.
Tốt nhất bạn nên để dành hẵn một tủ kín hoặc một phòng khô, thoáng làm kho giấy. Trong lần in hay photo đầu tiên của ngày làm việc, bạn phải kiểm tra chất lượng của giấy trước. Những tờ giấy cong, nhăn hay ẩm cần loại bỏ. Sắp xếp giấy vào khay giấy đúng quy định và ngay ngắn.
8. Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng
Nếu làm doanh nghiệp hoặc là người quản lý văn phòng, bạn cần có các thông báo rõ ràng về hướng dẫn sử dụng giấy và vật tư hợp lý. Bạn cũng nên áp dụng các biện pháp quản lý in ấn.
Các dòng máy photocopy hiện đại cho phép người quản lý quản trị được công việc in ấn của các thành viên, vì vậy hãy tạo tài khoản cho mỗi thành viên (hoặc mỗi nhóm) và khoán định mức in hàng tháng cho mỗi tài khoản.
Công việc còn lại của bạn là theo dõi số lượng bản in của từng tài khoản mỗi tháng, đối chiếu với định mức giấy và đối chiếu với đầu việc được giao. Đây là cách tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả, giúp bạn kiểm soát tốt hơn chi phí vật tư hàng tháng.
9. Chú ý chăm sóc và bảo dưỡng máy định kỳ
Có chế độ chăm sóc và lịch bảo dưỡng máy in/photocopy định kỳ không chỉ là một trong những biện pháp hữu hiệu giúp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả mà còn là cách để thiết bị của bạn ổn định và bền bỉ, không hỏng hóc bất chừng.
Máy được vệ sinh và bảo dưỡng tốt, giấy khô ráo và đúng thông số sẽ không bao giờ kẹt giấy, bản in đẹp, không lem mực hoặc không bị nhòe chữ.
Bạn nên vệ sinh máy mỗi ngày. Nếu máy hoạt động nhiều, liên tục thì phải cần quan tâm hơn nữa, chúng có cường độ làm việc cao nên khả năng gặp lỗi hoặc hư hỏng vặt là rất lớn nếu không được chăm sóc và bảo dưỡng kỹ.
Việc bảo dưỡng máy định kỳ không chỉ giúp bạn tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả, tiết kiệm điện năng mà còn là tiền sửa chữa máy hỏng do thiếu bảo trì và công việc bị gián đoạn vì phải đợi máy nữa.
10. Xử lý kịp thời và triệt để lỗi kẹt giấy
Lỗi kẹt giấy là kẻ thù quen mặt và dai dẵng của cả máy lẫn người dùng. Nó khiến cho việc in/photo không diễn ra suôn sẻ. Giấy kẹt là phải vứt bỏ và in lại. Nếu nó cứ lặp đi lặp lại liên tục thì còn phiền phức và hao phí hơn nữa. Bạn phải khắc phục ngay và hiệu quả sự cố này.
Có nhiều nguyên nhân gây nên lỗi kẹt giấy, để xử lý triệt để bạn phải tìm đúng chỗ:
+ Có thể do chính thiết bị của bạn:
Nếu máy không được vệ sinh và bảo trì đầy đủ thì những bộ phận tiếp xúc trực tiếp với giấy như cò tách giấy, lô sấy, trống từ, gạt mực… bị dính bẩn hoặc hao mòn làm quá trình tách và kéo giấy không ổn định, gây kẹt giấy.
+ Có thể do lỗi của người dùng:
- Đặt giấy vào khay không đúng làm giấy bị lệch và gây kẹt khi được kéo lên cụm trống.
- Thiết đặt khổ giấy trong lệnh in chưa đúng (thường hay nhầm giữa các khổ A4 và letter) cũng gây kẹt giấy.
- Dùng giấy tái sử dụng nhưng không kiểm tra kỹ, quên không gỡ ghim. Lỗi này khá nghiêm trọng vì không chỉ làm kẹt giấy mà ghim bị kéo vào có thể làm trầy xước drum, lô sấy.
+ Có thể do chất lượng giấy:
Giấy quá mỏng hoặc quá dày đều có thể bị kẹt, và bạn không thể khắc phục được trừ khi dùng số giấy đó vào việc khác. Mỗi đời máy in/photocopy đều khuyến cáo về định lượng giấy cho phép sử dụng, thường nằm trong khoảng 65-90 gsm. Bạn nên sử dụng giấy đúng định lượng cho phép.
Cần chú ý thêm ở mỗi lần giấy kẹt, bạn phải lấy cho hết các mảnh giấy rách dù nhỏ đến đâu, nếu không máy sẽ vẫn báo lỗi. Xử lý được lỗi này chính là bạn đang tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả nhất.
Trên đây là bài viết về một số thủ thuật giúp tiết kiệm giấy photocopy hiệu quả của Photocopy Đức Lan.
Đức Lan là thương hiệu uy tín chuyên nhập khẩu, mua bán và cho thuê máy photocopy chất lượng cao tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận.
Vui lòng liên hệ với Đức Lan qua hotline 0938.114.403 để được tư vấn miễn phí và nhanh nhất.
Công ty thương mại và dịch vụ Đức Lan
Địa chỉ: 1/68 Đặng Thùy Trâm, phường 13, quận Bình Thạnh TP. HCM.
Điện thoại bàn: 028 62589736 – 028 62589737 – 028 62589738
Fax: 028 62589735.
Hotline: 0938114403 – 0983114403. Gặp Ms LAN.
Website: https://ricohhcm.vn
